Tổ chức sự kiện (event) là một trong những lĩnh vực đòi hỏi sự phối hợp giữa sáng tạo, kỹ thuật và khả năng quản lý thực tiễn. Nhưng trong hàng trăm đầu việc và vô vàn áp lực chạy deadline, điều khiến một Event Executive trở nên “vượt trội” lại nằm ở kỹ năng mềm – những năng lực không thể nhìn thấy nhưng quyết định trực tiếp đến hiệu quả và thành công của mỗi chương trình.
Hãy cùng WeWin tìm hiểu ngay 5 kỹ năng mềm sống còn mà bất kỳ Event Executive nào cũng cần sở hữu, đặc biệt nếu bạn muốn tiến xa trong ngành tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
1. Kỹ năng giao tiếp và thuyết phục: Nền tảng vàng của mọi mối quan hệ
Làm sự kiện là làm việc với con người – từ khách hàng, nhà cung cấp, đối tác truyền thông, MC, nghệ sĩ, đến chính đồng đội trong team. Giao tiếp không chỉ là nói chuyện, mà còn là khả năng lắng nghe nhu cầu, truyền đạt thông tin rõ ràng, và duy trì quan hệ hợp tác tích cực trong mọi tình huống.
Trong thực tế, Event Executive thường phải:
-
Trình bày ý tưởng với khách hàng sao cho dễ hiểu, thuyết phục.
-
Thương lượng chi phí, điều khoản với nhà cung cấp, cần mềm mỏng nhưng vẫn kiên định.
-
Xử lý tình huống phát sinh bằng giao tiếp chủ động, bình tĩnh và có trách nhiệm.
Đặc biệt trong những tình huống “nóng” như chương trình bị trễ tiến độ, người nổi tiếng đến muộn, khách VIP bất mãn – chỉ cần vài câu xử lý không khéo, bạn có thể khiến tình hình tệ hơn. Một Event Executive giỏi sẽ biết cách điều tiết không khí, giữ vững mối quan hệ, đồng thời vẫn đảm bảo hiệu quả công việc.
Xem ngay: Phướn quảng cáo ngoài trời: Giải pháp tối ưu chi phí cho chiến dịch truyền thông
2. Kỹ năng quản lý thời gian: Không chỉ đúng giờ, mà chạy đua với từng phút giây
Một sự kiện không thể có “lỗi trễ giờ” – khách không thể đợi, nhà tài trợ không thể chờ và mọi thứ cần diễn ra đúng như kế hoạch. Vì vậy, quản lý thời gian là kỹ năng sống còn của người làm sự kiện.
Cụ thể, bạn cần biết:
-
Ưu tiên đầu việc theo mức độ quan trọng – khẩn cấp
-
Lập timeline chi tiết cho từng giai đoạn sự kiện: trước – trong – sau
-
Tính toán buffer time (thời gian dự phòng) cho các hạng mục dễ trễ tiến độ như in ấn, vận chuyển thiết bị, duyệt nội dung với khách hàng
-
Giao việc đúng người – đúng thời điểm để không rơi vào tình trạng bị “kẹt” vào mọi thứ
Một Event Executive thiếu kỹ năng này dễ rơi vào tình trạng: làm việc liên tục mà không hiệu quả, bỏ sót đầu việc nhỏ nhưng quan trọng, hoặc dồn khối lượng công việc quá lớn vào phút cuối cùng. Ngược lại, người làm chủ được thời gian sẽ làm chủ được toàn bộ tiến trình sự kiện – từ lúc lên ý tưởng đến lúc thu dọn hiện trường.
Xem ngay: Cách đánh giá kết quả của chiến dịch OOH tích hợp QR Code hiệu quả nhất
3. Kỹ năng giải quyết vấn đề: Linh hoạt, chủ động và không đổ lỗi
Không có sự kiện nào hoàn hảo tuyệt đối. Từ việc nhỏ như thiếu dây nối HDMI cho màn hình LED, đến chuyện lớn như mưa to làm vỡ kịch bản sân khấu ngoài trời – vấn đề luôn xảy ra, và kỹ năng xử lý là thứ phân biệt người chuyên nghiệp với người nghiệp dư.
Giải quyết vấn đề trong ngành event yêu cầu:
-
Phản ứng nhanh trong áp lực cao
-
Tìm phương án thay thế trong điều kiện có sẵn
-
Ra quyết định dứt khoát mà không cần chờ “chỉ đạo cấp trên”
-
Luôn có phương án B (hoặc thậm chí C) trong mọi kịch bản
Ví dụ: Khi MC chính bị kẹt xe sát giờ diễn, một Event Executive giỏi không cuống lên hay đổ lỗi, mà ngay lập tức gọi MC backup, điều phối lại thứ tự tiết mục và thông báo nhẹ nhàng với khách mời để “kéo” thời gian. Không hoảng loạn, không gắt gỏng – chỉ có giải pháp.
Kỹ năng này không phải bẩm sinh mà đến từ kinh nghiệm, khả năng quan sát và một tinh thần “bình tĩnh trong bão giông” – điều cực kỳ quan trọng với nghề làm sự kiện.
Xem ngay: 6 chiến lược Marketing thành công ứng dụng khoa học hành vi
4. Kỹ năng làm việc nhóm: Không có “anh hùng đơn độc” trong ngành event
Bạn có thể giỏi đến đâu, nhưng không thể làm một sự kiện một mình. Từ khâu tiền kỳ (planning), hậu kỳ (reporting) đến chạy chương trình (execution) – tất cả đều cần sự phối hợp giữa nhiều người và nhiều bộ phận.
Một Event Executive cần biết:
-
Phối hợp linh hoạt với team design, logistics, truyền thông
-
Lắng nghe và hỗ trợ đồng đội, không đùn đẩy trách nhiệm
-
Hiểu vai trò của từng người trong chuỗi tổ chức
-
Tạo được không khí tích cực, tôn trọng lẫn nhau trong cả team in-house và team vendor
Trong ngành event, nơi deadline luôn rình rập và áp lực không bao giờ thiếu, một tập thể làm việc “cùng nhịp” sẽ là chìa khóa để vượt qua khó khăn. Event Executive chính là người “kết nối”, giữ nhiệt cho tập thể chứ không phải người “ra lệnh”.
5. Khả năng tư duy linh hoạt và sáng tạo
Cuối cùng, một Event Executive không thể thiếu sáng tạo và khả năng tư duy linh hoạt – bởi sự kiện là thế giới của cái mới, cái khác biệt, cái chưa từng xảy ra.
Bạn cần:
-
Tìm ý tưởng mới trong những giới hạn ngân sách ngặt nghèo
-
“Bẻ kịch bản” linh hoạt khi có yếu tố bất ngờ xảy ra
-
Sáng tạo nhưng vẫn đảm bảo tính khả thi và an toàn
-
Biến rào cản thành điểm nhấn sáng tạo (ví dụ: tận dụng không gian nhỏ thành trải nghiệm tương tác gần gũi)
Một Event Executive có tư duy linh hoạt sẽ luôn có “cách” để xử lý mọi tình huống – thay vì nói “không thể”, họ sẽ nói “để tôi tìm phương án khác”.
Tổng kết
Nếu bạn đang theo đuổi nghề tổ chức sự kiện, hoặc đang tìm hiểu xem làm Event Executive cần kỹ năng gì, thì hãy nhớ rằng: kỹ năng chuyên môn là chưa đủ, bạn cần trang bị cho mình 5 kỹ năng mềm “sống còn”:
-
Giao tiếp và thuyết phục
-
Quản lý thời gian
-
Giải quyết vấn đề
-
Làm việc nhóm
-
Tư duy linh hoạt và sáng tạo
Những kỹ năng này không chỉ giúp bạn “sống sót” qua từng chương trình, mà còn giúp bạn phát triển bền vững trong ngành – xây dựng uy tín cá nhân, tạo ra giá trị lâu dài cho khách hàng và thương hiệu bạn phục vụ.
