Thu hút người tham dự đến với sự kiện là bước đầu tiên, nhưng giữ chân họ và biến họ thành những người ủng hộ lâu dài mới là đích đến của bất kỳ chiến dịch Event Marketing thành công nào. Một sự kiện không chỉ cần hoành tráng ở phần khai mạc, mà còn cần tạo ra trải nghiệm cá nhân, kết nối sâu sắc và giá trị bền vững sau đó.
Vậy làm thế nào để người tham gia không chỉ đến một lần, mà còn mong chờ sự kiện kế tiếp? Hãy cùng WeWin khám phá 6 chiến lược giữ chân khách hàng khi tổ chức sự kiện dưới đây.
1. Tạo trải nghiệm cá nhân hóa cho khách hàng
Khi người tham dự cảm thấy sự kiện được thiết kế riêng cho họ, sự kết nối và mức độ gắn bó sẽ cao hơn nhiều lần so với một trải nghiệm chung chung.
Ngay từ bước đầu tiên – đăng ký – bạn đã có thể bắt đầu cá nhân hóa trải nghiệm cho người tham gia. Thay vì gửi một email xác nhận giống nhau cho tất cả, hãy sử dụng tên riêng và nội dung phù hợp với mối quan tâm hoặc ngành nghề của họ. Ví dụ, người làm marketing có thể nhận được gợi ý về các phiên thảo luận chuyên sâu, trong khi người làm kỹ thuật có thể được giới thiệu về khu vực trưng bày công nghệ.
Bên trong sự kiện, cá nhân hóa có thể được mở rộng thông qua app sự kiện – nơi người tham gia nhận lịch trình gợi ý theo sở thích, đề xuất người nên kết nối và nhận thông báo cá nhân thời gian thực. Các chi tiết như thẻ tên có hình, câu slogan riêng hoặc mã QR kết nối mạng xã hội cũng là những điểm chạm nhỏ nhưng hiệu quả.
Khi người tham gia cảm thấy được thấu hiểu và quan tâm, họ sẽ nhớ đến sự kiện như một trải nghiệm “dành cho mình”, chứ không phải chỉ là một chương trình đại trà.
Xem ngay: Bí quyết thiết kế quảng cáo Billboard: Nguyên tắc 3 giây thu hút người xem
2. Tạo không gian kết nối chân thật
Người tham gia sự kiện không chỉ tìm kiếm kiến thức mà còn khao khát sự kết nối. Một không gian mở, thân thiện và giàu cảm xúc sẽ khiến họ muốn quay lại.
Kết nối là lý do khiến nhiều người chọn tham dự các sự kiện offline thay vì chỉ xem livestream. Tuy nhiên, không phải ai cũng chủ động bắt chuyện với người lạ. Do đó, nhiệm vụ của bạn là tạo ra môi trường thúc đẩy kết nối tự nhiên.
Hãy bắt đầu từ thiết kế không gian. Thay vì sắp xếp ghế thành hàng nghiêm túc, bạn có thể bố trí các khu vực ngồi nhóm, khu lounge thân mật hoặc các bàn đứng tạo điều kiện giao lưu. Đừng quên bố trí các điểm check-in vui nhộn hoặc khu vực “break the ice” – nơi người tham gia có thể chơi game nhỏ, ghi điều thú vị về mình lên bảng hoặc dán sticker thể hiện tính cách.
Ngoài ra, bạn có thể tổ chức các hoạt động networking có hướng dẫn như “speed meeting” (kết nối nhanh 3 phút), workshop nhóm nhỏ, hoặc khuyến khích người tham gia sử dụng ứng dụng sự kiện để tìm kiếm những người có chung lĩnh vực.
Khi sự kiện là nơi người tham gia có thể tìm thấy cộng đồng – họ không chỉ muốn ở lại lâu hơn, mà còn sẽ muốn trở lại ở lần sau.
3. Đầu tư vào nội dung có chiều sâu và cảm xúc
Nội dung là linh hồn của sự kiện, đừng để người tham gia rơi vào cảm giác “nghe cho có”, mà hãy khiến họ rời đi với cảm hứng và điều gì đó đọng lại.
Sự kiện chỉ thực sự thành công khi nội dung đủ mạnh để chạm vào cảm xúc hoặc mở ra những góc nhìn mới cho người tham gia. Đừng quá chú trọng số lượng phiên chia sẻ mà bỏ quên chất lượng và sự sáng tạo trong cách truyền tải.
Hãy chọn lọc diễn giả không chỉ giỏi chuyên môn mà còn biết truyền cảm hứng. Một buổi chia sẻ có thể được làm mới bằng cách kết hợp giữa kể chuyện (storytelling), minh họa trực quan (visual slides) và tương tác trực tiếp với khán giả.
Đừng ngại kết hợp nhiều hình thức: từ panel thảo luận, live demo, mini game, đến các hoạt động trải nghiệm như VR, triển lãm tương tác. Nội dung càng sống động, người tham gia càng ghi nhớ – và càng muốn chia sẻ với người khác.
Xem ngay: “Thời gian vàng” trong quảng cáo OOH tác động thế nào đến hành vi người tiêu dùng?
4. Ghi nhận và tạo cảm giác được trân trọng
Ai cũng muốn được công nhận. Một hành động nhỏ để thể hiện sự trân trọng có thể tạo ra ấn tượng lớn trong lòng người tham gia.
Đừng đợi đến lúc họ rời khỏi sự kiện mới bắt đầu “cảm ơn”. Hãy thể hiện sự quan tâm ngay trong quá trình diễn ra: từ ánh mắt chào đón, thái độ nhân viên, đến những cử chỉ đơn giản như mời nước, hỏi han, mỉm cười.
Bạn có thể thiết kế một khu vực “vinh danh người tham dự” – nơi họ được chụp ảnh, in hình tại chỗ, treo lên bảng tên chung hoặc check-in bằng hashtag sự kiện. Một chiếc badge ghi nhận “đã hoàn thành thử thách” hoặc “tham dự đủ 3 phiên” cũng khiến người tham gia cảm thấy tự hào.
Đặc biệt, những phần quà nhỏ nhưng cá nhân hóa (ví dụ: postcard có tên người nhận, mã giảm giá riêng, hoặc những lời nhắn chân thành) luôn khiến khách cảm động. Một cảm giác “được nhớ tới” sẽ thôi thúc họ quay lại lần sau.
Xem ngay: Báo giá Booking quảng cáo Pano toàn quốc 2025
5. Gửi follow-up thông minh sau sự kiện
Sự kiện không kết thúc khi khách rời đi. Ngược lại, đây là lúc bạn có cơ hội gắn kết họ sâu hơn – nếu biết cách chăm sóc hậu kỳ.
Đừng để người tham gia cảm thấy “bị bỏ quên” sau khi sự kiện kết thúc. Thay vào đó, hãy gửi một email follow-up cảm ơn, đính kèm link ảnh/video highlight, và một lời mời nhẹ nhàng để tiếp tục kết nối. Nếu có thể, hãy gửi họ một món quà bất ngờ – như ebook từ diễn giả, ưu đãi khóa học, hay mã giảm giá cho sự kiện tiếp theo.
Đây cũng là lúc thu thập phản hồi qua khảo sát nhanh, để vừa cải thiện chất lượng, vừa thể hiện sự lắng nghe. Bạn thậm chí có thể đề nghị họ giới thiệu bạn bè cho lần tới – đây là cách lan tỏa sự kiện một cách tự nhiên và tiết kiệm chi phí quảng bá.
6. Duy trì kết nối dài hạn với cộng đồng
Một sự kiện có thể kéo dài vài giờ, nhưng một cộng đồng có thể đồng hành cùng bạn nhiều năm – nếu được nuôi dưỡng đúng cách.
Sau mỗi sự kiện, hãy mời người tham gia gia nhập các nhóm cộng đồng trên Facebook, Zalo hoặc nền tảng riêng. Tại đó, bạn có thể chia sẻ tài liệu bổ ích, video từ các diễn giả, và cập nhật các hoạt động sắp tới.
Ngoài ra, tổ chức các sự kiện quy mô nhỏ hơn như webinar, meetup, hoặc lớp học online cũng là cách duy trì nhiệt huyết và sự gắn bó của người tham gia. Khi cộng đồng ngày càng lớn mạnh, chính họ sẽ trở thành người quảng bá trung thành và miễn phí cho thương hiệu bạn.
Kết luận
Giữ chân người tham gia sự kiện không phải là điều may rủi – đó là kết quả của một hành trình thiết kế trải nghiệm có chiến lược, tinh tế và cảm xúc. Khi bạn thực sự quan tâm đến họ, từng bước từ lúc đăng ký đến sau sự kiện, họ sẽ không chỉ nhớ đến thương hiệu bạn, mà còn muốn quay lại và mang theo cả bạn bè.
