Khi một doanh nghiệp cần kết nối với khách hàng, đối tác thì lựa chọn hoàn hảo nhất cho họ chính là tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, khi mới có ý định nhen nhóm thì các doanh nghiệp hầu hết sẽ quan tâm tới báo giá tổ chức sự kiện đầu tiên. Vậy thì hãy cùng WeWin Media tìm hiểu tất tần tật chi phí tổ chức sự kiện thông qua bài viết dưới đây nhé.
1. Những yếu tố ảnh hưởng tới báo giá tổ chức event
Trên thực tế, sẽ rất khó cho một đơn vị tổ chức đưa ra một báo giá chi tiết có thể áp dụng chung cho mọi loại sự kiện bởi giá tổ chức event sẽ bị phụ thuộc bởi các yếu tố sau:
- Loại hình sự kiện:
Để có được báo giá trọn gói tổ chức sự kiện thì việc đầu tiên bạn cần xác định là doanh nghiệp của mình muốn tổ chức loại hình sự kiện nào. Hiện nay có rất nhiều loại hình nên bạn cần phải xem xét kỹ xem đó là loại hình gì, đó có thể là: sự kiện khai trương, tiệc cuối năm, sự kiện giới thiệu sản phẩm,… hay cũng có thể là lễ kỷ niệm nội bộ công ty chẳng hạn.
Sở dĩ bạn cần xác định rõ loại hình sự kiện bởi mỗi loại hình sự kiện sẽ đều có những đặc điểm và tính chất khác nhau. Chẳng hạn như sự kiện khai trương thì hình thức tổ chức sẽ phải trang trọng và cần nhiều lễ nghi hơn tiệc cuối năm. Chính vì sự khác nhau đó mà báo giá tổ chức sự kiện khai trương sẽ khác với báo giá tổ chức tiệc cuối năm. Do đó bạn cần phải xem xét thật kỹ vấn đề này.
- Khu vực tổ chức sự kiện:
Ngoài yếu tố về loại hình thì bạn cũng cần phải xác định rõ khu vực để tổ chức sự kiện là ở đâu, khu vực ở đây có thể là Hà Nội, Tp. Hồ Chí Minh hoặc các tỉnh lân cận,.. Việc này rất quan trọng bởi nó ảnh hưởng trực tiếp tới bảng báo giá tổ chức sự kiện.
Chúng tôi có thể lấy một ví dụ để bạn dễ hình dung hơn đó là: khi tổ chức sự kiện ở các thành phố lớn thì báo giá tổ chức sự kiện TP HCM, Hà Nội sẽ cao hơn so với các tỉnh lân cận bởi giá thành các vật phẩm tại khu vực này sẽ cao hơn ở tỉnh. Tuy nhiên khi tổ chức ở tỉnh bạn sẽ cần phải tốn thêm chi phí vận chuyển khá là lớn. Thế nên bạn cần phải xác định rõ để các đơn vị tổ chức có thể báo giá chuẩn nhất.
- Vị trí tổ chức event:
Thông thường các sự kiện sẽ thường được chia ra là hai dạng đó là trong nhà hoặc ngoài trời, do đó khi đưa ra yêu cầu bạn cũng cần xác định rõ xem sự kiện mình cần làm sẽ được tổ chức dưới dạng nào để bên tư vấn dễ lên báo giá.
Ở phần này bạn sẽ cần phải biết rằng đối với sự kiện trong nhà thì bạn sẽ cần chi phí thuê địa điểm tuy nhiên đối với sự kiện ngoài trời thì bạn sẽ tốn thêm chi phí trang trí thế nên hãy xác định rõ ràng vấn đề này để các đơn vị tổ chức có thể lên báo giá chính xác nhất nhé!
- Thời lượng chương trình:
Ngoài 3 yếu tổ trên thì yếu tố thời lượng chương trình cũng là yếu tố quan trọng sẽ ảnh hưởng tới chi phí tổ chức của doanh nghiệp. Bởi nếu như sự kiện chỉ tổ chức trong vòng vài tiếng chắc chắn chi phí sẽ ít hơn tổ chức nguyên ngày do tổ chức cả ngày dài sẽ cần nhiều hoạt động hơn.
Do đó, trước khi yêu cầu báo giá chi tiết, bạn cũng nên cân nhắc để xác định sớm phần này để bảng báo giá tổ chức sự kiện được chính xác nhất nhé.
- Các yêu cầu đặc biệt của khách hàng
Có thể nói 4 yếu tố trên chính là những yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp tới việc lên báo giá tổ chức event. Thế nhưng đôi khi doanh nghiệp sẽ có thêm những yêu cầu đặc biệt, cao cấp thì cũng ảnh hưởng không nhỏ tới chi phí.
Chính vì vậy khi lập bảng kế hoạch chi phí, bạn cần xác định thêm cả yếu tố này để đưa vào báo giá để phần chi phí được tính toán một cách chuẩn xác nhất nhé!
2. Báo giá tổ chức sự kiện
Như WeWin đã vừa chia sẻ thì để có một báo giá tổ chức event thật chi tiết và hoàn chỉnh sẽ cần phải xem xét rất nhiều yếu tố, đó là yếu tố loại hình, khu vực, vị trí, thời lượng tổ chức,…
Do vậy, khi bạn muốn có một báo trọn gói tổ chức sự kiện hãy liên hệ ngay với WeWin Media theo số hotline: 0961 84 68 68 hoặc email [email protected] để chúng tôi tư vấn chi tiết nhất.
3. Lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp trên toàn quốc
Có thể khi đọc xong bài phân tích phía trên, bạn sẽ thấy có quá nhiều yếu tố ảnh hưởng tới báo giá và cảm thấy thật khó để lên được chi phí chính xác cho doanh nghiệp của mình. Tuy nhiên nếu bạn chưa có kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện thì hãy lực chọn đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, họ sẽ lo toàn bộ từ A-Z cho bạn.
Là một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, từng tổ chức rất nhiều sự kiện cho các doanh nghiệp lớn trên toàn quốc, WeWin Media sẽ có đội ngũ chuyên gia giúp bạn xác định từng yếu tố để lên được bản báo giá tổ chức sự kiện thật chi tiết và chính xác.
Trên đây là những chia sẻ của WeWin Media để giúp bạn hình dung dễ dàng hơn trong việc lập bản kế hoạch chi phí tổ chức sự kiện, hy vọng rằng những chia sẻ này sẽ hữu ích đối với bạn.
Tìm hiểu thêm:
