Các tổ chức phi lợi nhuận có các chiến lược và phương pháp vận hành độc đáo, hoàn toàn khác biệt với những doanh nghiệp thông thường khác. Hiểu cách lập kế hoạch chiến lược cho tổ chức phi lợi nhuận có thể giúp bạn phát triển cơ hội nghề nghiệp cũng như hiểu hơn về cách vận hành của các tổ chức đó.
1. Kế hoạch chiến lược cho tổ chức phi lợi nhuận là gì?
Kế hoạch chiến lược dành cho tổ chức phi lợi nhuận là những gì mà tổ chức đó dự định thực hiện khi đạt được các mục tiêu của trong tương lai gần. Những kế hoạch chi tiết này bao gồm các yếu tố lập kế hoạch cho toàn bộ hoạt động, bao gồm sản xuất, truyền thông,…
Mỗi bước trong một kế hoạch dẫn đến bước tiếp theo và tạo ra một quy trình hợp lý, hiệu quả giúp các tổ chức phi lợi nhuận thành công mở rộng hoạt động của họ. Ví dụ: có thể tập trung vào việc tăng mức độ lan truyền hoạt động Marketing của tổ chức và làm nổi bật các hoạt động cần thiết để đạt được một mục tiêu truyền thông cụ thể.
Các kế hoạch chiến lược bao gồm nhiều yếu tố, chẳng hạn như tuyên bố sứ mệnh, phân tích mục đích của tổ chức và tuyên bố tầm nhìn qua cách thảo luận về những gì xảy ra sau khi đạt được mục tiêu. Các mục tiêu có thể được chia thành nhiều phần nhỏ giúp các tổ chức phi lợi nhuận đạt được chúng tốt hơn. Kế hoạch chiến lược thường bao gồm nhiều tài liệu phác thảo tất cả các bước cần thiết cho quy trình thực thi
Bạn có thể viết nhiều kế hoạch chiến lược để chọn ra bản kế hoạch thích hợp nhất. Khi tạo lập kế hoạch chiến lược cho tổ chức phi lợi nhuận, bạn cần lưu ý các yếu tố sau:
- Tiêu chuẩn: Mô hình hoạch định chiến lược cơ bản nhất bao gồm các mục tiêu ngắn hạn và mục tiêu dài hạn, được xác định dựa trên tình trạng hoạt động của tổ chức. Các tổ chức phi lợi nhuận có thể sử dụng các kế hoạch này khi mở rộng phạm vi hoạt động hoặc khi kêu gọi các nguồn tài trợ để trở lên lớn mạnh hơn
- Dựa trên vấn đề: Các bản kế hoạch chiến lược cần tập trung vào việc tạo ra các giải pháp cho các vấn đề cụ thể trong tổ chức phi lợi nhuận. Ví dụ, những kế hoạch này giúp các tổ chức tìm kiếm giải pháp cho những khó khăn tài chính trong quý đầu tiên và vạch ra các bước tiếp theo để cải thiện hoạt động kinh doanh.
- Chiến lược Organic: Các tổ chức phi lợi nhuận có thể sử dụng chiến lược Organic để xây dựng, mở rộng phạm vi hoạt động. Các kế hoạch này có thể trở nên thành công hơn bằng cách xác định các mục tiêu chiến lược phi lợi nhuận quan trọng nhất, chẳng hạn như hiệu quả hoạt động hay tăng trưởng nguồn vốn đầu tư
- Xây dựng kế hoạch ngắn hạn: Những kế hoạch ngắn hạn thường xảy ra trong một sự kiện bất ngờ và giúp cung cấp các giải pháp ngắn hạn. Ví dụ: các tổ chức phi lợi nhuận có thể lập kế hoạch ngắn hạn thuê người quản lý mới hoặc giám đốc điều hành mới trong khoảng thời gian nhân sự cũ xin nghỉ phép dài hạn
- Liên kết: Các doanh nghiệp phi lợi nhuận có thể sử dụng các kế hoạch liên kết khi đồng bộ hóa các mục tiêu và chiến lược giữa nhiều bộ phận. Ví dụ: bạn có thể sử dụng kế hoạch này và áp dụng nó khi đặt ra KPI cho các bộ phận Marketing, tài chính, vận chuyển, sản xuất trong tổ chức phi lợi nhuận
2. Tại sao xây dựng kế hoạch chiến lược lại quan trọng đối với các tổ chức phi lợi nhuận?
Các kế hoạch chiến lược vẫn quan trọng đối với tất cả các doanh nghiệp và đồng thời mang lại nhiều lợi ích cho các tổ chức phi lợi nhuận. Hình thức hoạt động của các tổ chức phi lợi nhuận thường phải tuân theo nhiều yêu cầu pháp lý và thuế để duy trì trạng thái phi lợi nhuận. Việc sử dụng các kế hoạch chiến lược có thể giúp các tổ chức duy trì trạng thái phi lợi nhuận và tránh mọi vấn đề liên quan đến thuế, lợi nhuận, pháp luật. Ngoài ra, một số lợi ích khác mà kế hoạch chiến lược mang lại:
2.1. Giúp các tổ chức phi lợi nhuận lập kế hoạch năm tốt hơn
Các tổ chức phi lợi nhuận có thể có một năm hoạt động với lịch trình dày đặc bao gồm nhiều sự kiện, mua bán sản phẩm, các cuộc họp Marketing và các buổi báo cáo. Một kế hoạch chiến lược chi tiết cho các tổ chức phi lợi nhuận giúp cho các sự kiện này đơn giản hơn.
Bằng cách tạo một lịch trình bao gồm thời gian, mức độ ưu tiên,…các tổ chức phi lợi nhuận có thể thực thi chiến lược một cách hiệu. Các bộ phận trong một tổ chức phi lợi nhuận có thể liên tục xem xét kế hoạch này khi đưa ra quyết định đầu tư, mở rộng hoạt động và tuyển dụng mới, nhằm đạt được hiệu quả tốt nhất
2.2. Tạo kế hoạch kinh doanh đồng bộ
Các tổ chức phi lợi nhuận có thể có nhiều phòng ban với quy mô nhỏ, tất cả sẽ làm việc cùng nhau dễ dàng hơn bằng cách sử dụng kế hoạch chiến lược đã được lập và đồng thuận trước đó. Các kế hoạch này giúp mọi người trong tổ chức phi lợi nhuận hiểu được các mục tiêu quan trọng nhất trong năm và nhiệm vụ của mỗi bộ phận để đạt được các mục tiêu này.
Các tổ chức phi lợi nhuận quy mô lớn có thể cần xây dựng các kế hoạch chiến lược dài hạn và chi tiết để đồng bộ hóa những hoạt động thực thi của các phòng ban, tùy thuộc vào cấu trúc và quy mô tổng thể. Ví dụ: các tổ chức phi lợi nhuận lớn sẽ có nhiều bộ phận kế toán, do đó sẽ cần có kế hoạch chiến lược dành cho nhóm bộ phận này nhằm tạo sự đồng bộ, tránh xung đột, hỗ trợ tổ chức phát triển
2.3. Tăng hiệu quả hoạt động
Các tổ chức phi lợi nhuận có thể đạt được hiệu quả cao hơn bằng cách giảm thiểu những chi phí vận hành không cần thiết. Ví dụ, các kế hoạch chiến lược được xây dựng từ trước có thể xác định các phương pháp quản lý hiệu quả hơn và những ý tưởng mới sẽ được tích hợp vào các công việc hàng ngày
Các kế hoạch chiến lược chi tiết cũng có thể giúp tổ chức phi lợi nhuận mở rộng tốt hơn trong các lĩnh vực cụ thể, chẳng hạn như xác định phạm vi hoạt động mới hay nỗ lực làm giảm căng thẳng của đội ngũ nhân sự. Các tổ chức phi lợi nhuận cũng có thể sử dụng kế hoạch chiến lược đã được lập ra từ trước để theo dõi tài chính của họ để tránh làm mất trạng thái phi lợi nhuận ban đầu
3. Cách tạo một kế hoạch chiến lược cho tổ chức phi lợi nhuận
3.1. Hiểu mục đích của kế hoạch chiến lược
Trước khi viết một kế hoạch chiến lược cho các tổ chức phi lợi nhuận, bạn cần lên kế hoạch trước cho những yếu tố quan trọng. Hãy bắt đầu bằng cách tạo một kế hoạch chiến lược tổ chức tổng thể. Các kế hoạch này kéo dài từ ba đến năm năm và chúng cần tập trung vào việc đạt được các mục tiêu từ lớn đến nhỏ mà tổ chức đề ra
Sau đó, bạn có thể tạo một kế hoạch chiến lược kinh doanh hàng năm, bao gồm việc xác định tầm nhìn, sứ mệnh, các chương trình, dịch vụ cũng như các chỉ số có thể đo lường kết quả đạt được. Các kế hoạch chiến lược dành cho tổ chức phi lợi nhuận cũng có thể bao gồm cơ sở, cơ hội xây dựng thương hiệu, định hướng phát triển nguồn lực,….. Hãy thu thập những dữ liệu này trước khi bắt tay vào viết kế hoạch chiến lược cho tổ chức của bạn
3.2. Quyết định các mục tiêu kế hoạch phát triển
Xác định mục tiêu của kế hoạch phát triển là rất quan trọng, đó có thể là trung vào hiệu quả phi lợi nhuận, tăng trưởng quỹ đầu tư hay giúp ích cho xã hội nhiều hơn. Bạn có thể tập trung vào việc đánh giá tốc độ tăng tăng trưởng của các khoản đóng góp từ thiện, đó có thể là khoản đầu tư từ các tổ chức hoặc cá nhân riêng lẻ
Kế hoạch của bạn cũng có thể bao gồm các chương trình quyên góp, tài trợ theo kế hoạch hoặc nhóm nhà đầu tư hướng tới. Hãy chia nhỏ các mục tiêu này cho từng năm, bao gồm chi tiết về nơi bạn có thể nhận những khoản đóng góp này và nơi bạn dự định phân phối quỹ từ thiện. Hãy bao gồm các bước để thực thi hành động, chẳng hạn như liên hệ với các doanh nghiệp và xây dựng mối quan hệ với họ
3.3. Thảo luận về mục tiêu với người quản lý và các bên liên quan
Trong giai đoạn đầu của quá trình lập kế hoạch, hãy thảo luận với người quản lý và các bên liên quan về mục tiêu kế hoạch phát triển của bạn để đưa ra định hướng phù hợp nhất. Ví dụ: một nhóm người có thể yêu thích việc giới thiệu trực tiếp các gói tài trợ vì họ đã làm tốt nó trước đây. Những người khác có thể muốn mở rộng hơn cách thức tiếp cận với nhà đầu tư, chẳng hạn như kêu gọi quyên góp trên truyền hình hoặc Internet hay tập trung vào việc mở rộng hoạt động của tổ chức theo nhiều hướng khác nhau
Sử dụng thông tin đầu vào này khi tạo kế hoạch của bạn, xây dựng các bước dựa trên yêu cầu của những bên liên quan, người quản lý và đối tác kinh doanh. Điều đó sẽ giúp bản kế hoạch của bạn có tính khả thi cao và dễ dàng được thông qua
3.4. Biết SWOT của tổ phi lợi nhuận
Ma trận SWOT bao gồm 4 yếu tố: Điểm mạnh, Điểm yếu, Cơ hội và Mối đe dọa. Tìm hiểu chi tiết những yếu tố này của tổ chức phi lợi nhuận và tích hợp chúng vào bản kế hoạch chiến lược của bạn. Điểm mạnh có thể bao gồm những thứ như thành công trong việc gây quỹ dựa trên sự kiện, lợi ích được chia sẻ bởi nhân viên và nguồn lực xây dựng các kế hoạch hậu cần
Điểm yếu có thể làm nổi bật những lĩnh vực mà tổ chức của bạn cần cải thiện, chẳng hạn như hướng tiếp cận nhà đầu tư, phạm vi hoạt động,…. Trong khi đó, cơ hội bao gồm các lĩnh vực tiềm năng mà bạn có thể mở rộng hoạt động của mình, chẳng hạn như lập kế hoạch gây quỹ vào các ngày lễ cụ thể. Cuối cùng, mối đe dọa cho thấy các vấn đề nghiêm trọng ảnh hưởng tới sự phát triển trong tương lai của tổ chức phi lợi nhuận, chẳng hạn như quy mô thị trường, tình hình quốc gia,….
3.5. Đặt mục tiêu SMART của bạn
Mục tiêu SMART bao gồm các mục tiêu cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, thực tế và dựa trên các mốc thời gian thực. Hãy đề cập đến các lĩnh vực cụ thể cần cải thiện, chẳng hạn như tăng mức gây quỹ hàng quý của tổ chức phi lợi nhuận. Đó là những mục tiêu có thể đo lường, bao gồm các bước mà bạn có thể định lượng và theo dõi, chẳng hạn như kiếm thêm 15.000$ mỗi quý bằng việc mở rộng quỹ đầu tư của tổ chức
“Có thể đạt được” có nghĩa là bạn có khả năng đạt được mục tiêu đề ra với các nguồn lực hiện có. Các mục tiêu thực tế bao gồm những gì bạn có thể đạt được một cách thực tế trong một khoảng thời gian nhất định, chẳng hạn như tăng 10% tiền gây quỹ mỗi quý. Lưu ý rằng, bạn nên xây dựng bản kế hoạch dựa trên thời thực. Điều đó đồng nghĩa với việc tất cả các mục tiêu đều có khung thời gian phù hợp cũng như có tính khả thi trong đó
3.6. Điều chỉnh kế hoạch
Sau khi đưa ra các mục tiêu mả tổ chức muốn đạt được, hãy chia chúng thành các bước dựa trên nhu cầu của bạn. Đấu tiên, cần tập trung vào việc đặt nền tảng cho quy trình của bạn, chẳng hạn như lập kế hoạch hậu cần cho hoạt động gây quỹ trong suốt cả năm. Các bước sau tập trung vào việc đánh giá mức độ thành công của kế hoạch và thực hiện các điều chỉnh khi cần thiết.
Ví dụ: bạn có thể tổ chức nhiều gói gây quỹ hơn để bổ sung nguồn đầu tư cho các quỹ trước đó. Bạn cũng có thể tập trung vào những thứ như Marketing, chi phí vận hành, nhu cầu lập ngân sách và kêu gọi tài trợ. Thực hiện từng bước một cách chi tiết nhất, bao gồm thông tin như phạm vi gây quỹ và các mục tiêu cụ thể của từng đợt chiến dịch, để đảm bảo bản kế hoạch của bạn có thể được thực hiện thành công
3.7. Thực hiện kế hoạch
Chia sẻ kế hoạch đã hoàn thành của bạn với mọi người trong công ty, bao gồm cả trưởng bộ phận , quản lý và giám đốc điều hành. Thảo luận những mục tiêu này trong một cuộc họp lớn để đưa ra sự đồng thuận về phương thức triển khai và để các bộ phận tổ chức các cuộc họp quy mô nhỏ trong nội bộ nhóm để thảo luận về nhiệm vụ của họ. Theo dõi kết quả đạt được của kế hoạch khi triển khai và thực hiện các điều chỉnh khi cần thiết.
Lập kế hoạch chiến lược hiệu quả có thể giúp tổ chức của bạn mở rộng phạm vi gây quỹ, tăng nhu cầu gói tài trợ, tập trung vào các thị trường cụ thể và làm nổi bật những giá trị mà tổ chức phi lợi nhuận đang theo đuổi. Hãy chú ý theo dõi quá trình thực hiện kế hoạch chiến lược của bạn và đưa ra những điều chỉnh khi cần thiết.
Tìm hiểu thêm các bài viết của WeWin Media:
