Quy định của pháp luật về tổ chức sự kiện tại Việt Nam

Chuyên mục

Trước khi tiến hành lên kế hoạch tổ chức các sự kiện lớn nhỏ tại nước ta, công đoạn tìm hiểu về quy định tổ chức sự kiện và xin giấy phép là vô cùng quan trọng, không có giấy phép hoạt động, doanh nghiệp nào đi chăng nữa cũng sẽ bị phạt và con số này có khi còn lớn hơn cả chi phí tổ chức sự kiện. Hãy cùng WeWin nắm kỹ các quy định này tại bài viết dưới đây nhé.

Mục Lục

1. Tổ chức một sự kiện có cần xin giấy phép không?

Để tổ chức một sự kiện, bạn luôn cần phải xin giấy phép tổ chức sự kiện theo quy định của pháp luật hiện hành nước ta. Bất kể sự kiện nào dù là lớn, vừa, nhỏ đều cần có giấy phép mới có thể triển khai. Công đoạn này khá tốn thời gian từ phân loại sự kiện đến soạn thảo và trình bày văn bản đúng quy định tổ chức sự kiện và nộp đơn đúng đơn vị chờ thông qua và cấp phép

Để thực hiện được việc xin giấy phép một cách nhanh chóng, bạn phải phân biệt được ngay từ đầu là sự kiện, chương trình của mình thuộc loại nào trong 3 loại sau đây:

Các sự kiện, chương trình, hội nghị lớn (tức có sự tham gia của nhiều người bao gồm cả người nước ngoài) thì phải do Bộ trưởng của đơn vị tương đương cấp phép (hoặc chức vụ lớn hơn).
Các sự kiện, chương trình, hội nghị trong nước, không có sự tham gia của người nước ngoài thì sẽ được UBND cấp tỉnh hoặc Sở liên quan cấp phép.
Các sự kiện, chương trình, hội nghị liên tỉnh (tổ chức cùng lúc với quy mô nhiều tỉnh thành), cần xin cấp phép tổ chức sự kiện tại các tỉnh thành có liên quan.

2. Thủ tục và hồ sơ xin cấp phép tổ chức sự kiện

2.1. Các bước tiến hành thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện

Bước 1: Soạn thảo, chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan, đơn vị cấp phép (chi tiết sẽ được nêu ở mục 2.2). Lưu ý, phải nộp hồ sơ trước ít nhất là 10 ngày diễn ra sự kiện.

Bước 2: Nộp hồ sơ, hiện nay có 3 cách để thực hiện nộp hồ sơ theo quy định (bao gồm nộp trực tiếp, gửi chuyển phát qua bưu điện và nộp online qua cổng thông tin cơ quan, đơn vị cần xin phép).

Bước 3: Chờ đợi cơ quan, đơn vị có thẩm quyền xem xét hồ sơ, tuỳ vào loại sự kiện và quy định tổ chức sự kiện mà thời gian này có thể kéo dài từ 1-7 ngày.

Bước 4: Nhận kết quả

Các bước tiến hành thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện

2.2. Hồ sơ xin cấp phép tổ chức sự kiện

Đây là phần vô cùng quan trọng, nó nằm ngay bước 1 của thủ tục, chính vì thế để hồ sơ được duyệt nhanh chóng, dành thời gian nhiều hơn cho việc triển khai sự kiện thì bạn phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ cũng như nội dung trong đó cần được trình bày rõ ràng, súc tích.

– Hồ sơ chuẩn bị chung theo quy định tổ chức sự kiện

Tất cả mọi loại sự kiện lớn nhỏ, trước khi xin cấp phép cần chuẩn bị hồ sơ giấy tờ sau đây:

Mẫu đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện do đơn vị, cơ quan cấp phép soạn thảo chính thức. Đây là phần giấy tờ quan trọng nhất, cần điền đầy đủ và chi tiết mọi thông tin có trong đơn. Ghi rõ chương trình phi lợi nhuận hay chương trình bán vé (nộp kèm marquette chương trình bán vé).
Bản sao giấy phép kinh doanh có xác nhận (đối với sự kiện do doanh nghiệp triển khai) hoặc bản sao giấy phép thành lập có xác nhận (đối với sự kiện do một tổ chức triển khai).
Bản sao nội dung sự kiện sẽ diễn ra, bao gồm tất cả từ kịch bản đến khách mời, thời gian, địa điểm diễn ra chi tiết, tên mc, người chủ trì,… Đặc biệt đối với sự kiện thời trang, cần gửi bản phác thảo ít nhất trước 30 ngày diễn ra sự kiện.
Nếu công ty tổ chức sự kiện cho khách hàng thì cần bản sao hợp đồng ký kết tổ chức sự kiện với khách hàng.
Đối với địa điểm tổ chức sự kiện, cần làm thành 4 bản sao các giấy tờ có liên quan để nộp cho Sở Văn Hoá, Thể Thao và Du Lịch, Cục Tác Quyền, đơn vị tổ chức sự kiện và đơn vị địa điểm diễn ra sự kiện.

– Hồ sơ bổ sung riêng cho mỗi loại sự kiện khác nhau

Mục trên chúng ta đã cùng tìm hiểu về hồ sơ cơ bản khi nộp xin giấy phép tổ chức sự kiện, tuy nhiên đối với một số loại sự kiện đặc thù khác cần bổ sung thêm một vài giấy tờ liên quan, cụ thể như sau:

Họp báo: Bổ sung đơn xin phép họp báo, và các giấy tờ liên quan khác như họp báo ra mắt sản phẩm cần có nội dung về sản phẩm, khuyến mãi, … tương tự với các họp báo với mục đích khác.
Show thời trang: Như đã đề cập trên, cần gửi bản phác thảo các trang phục sẽ trình diễn và bổ sung thêm đơn xin phép được biểu diễn thời trang, danh sách những người mẫu trình diễn. Ngoài ra, cần tổ chức buổi phúc khảo trước khi sự kiện diễn ra tối thiểu là 5 ngày.
Show ca nhạc: Cần bổ sung đơn xin phép tổ chức sự kiện ca nhạc, thời gian tổ chức phúc khảo.
Triển lãm: Khi thực hiện một sự kiện triển lãm, ngoài các nội dung cơ bản nêu trên, cần có giấy xin phép tổ chức triển lãm có đầy đủ nội dung chi tiết, danh sách tất cả các sản phẩm, tác phẩm được triển lãm (nêu rõ cả hình dáng, kích thước và chất liệu) và thư mời tham dự triển lãm.

3. Cơ quan cấp phép tổ chức sự kiện

Theo quy định tổ chức sự kiện, dựa vào loại sự kiện mà đơn vị cấp phép cũng sẽ khác nhau, bao gồm: Thủ tướng Chính phủ; Sở Văn Hoá, Thể thao và Du lịch; Cục Bản Quyền; Bộ Công thương, Bộ Thông tin và Truyền thông; Sở Thông tin và Truyền thông.

Khi tổ chức một sự kiện, cần cân nhắc kỹ xem thuộc loại nào để liên hệ xin cấp phép cho phù hợp. Ví dụ các hội thảo, hội nghị quốc tế cần xin phép đơn vị cao nhất là Thủ tướng Chính phủ. Các show ca nhạc lớn, nhiều nghệ sĩ nổi tiếng biểu diễn cần xin phép từ Sở Văn Hoá, Thể thao và Du lịch.

Tìm hiểu thêm: