Trong những năm gần đây, tổ chức sự kiện (event) đã trở thành một loại hình không thể thiếu đối với các hoạt động xúc tiến thương mại, marketing. Vậy có bao giờ bạn tự hỏi rằng tại sao phải tổ chức sự kiện hay sự kiện sẽ gồm những loại nào chưa? Nếu chưa hãy cùng chúng tôi tìm hiểu từ A-Z về tổ chức sự kiện ngay bây giờ nhé!
1. Tổ chức sự kiện là gì?
Có thể nói cụm từ “tổ chức sự kiện” thường xuyên được nhắc đến ở khắp mọi nơi nhưng liệu bạn đã hiểu rõ về khái niệm này hay chưa? Sự kiện chính là là một hoạt động của con người có chủ đích và sẽ diễn ra tại một thời điểm, địa điểm nào đó để thu hút sự chú ý của công chúng nhằm truyền tải chính xác một thông điệp nào đó.
Và việc tổ chức sự kiện hay quản lý sự kiện event (event management) chính là việc chuẩn bị và thực hiện các khâu, các hạng mục để cho một sự kiện, chương trình có thể diễn ra được. Quá trình này sẽ bắt đầu từ việc hình thành ý tưởng cho đến khi sự kiện đó hoàn toàn kết thúc. Quá trình này có thể bao gồm các khâu: lên ý tưởng, kịch bản, thiết kế, thi công và tổ chức chương trình.
2. Tầm quan trọng của hoạt động tổ chức sự kiện
Vừa rồi thì chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu về khái niệm của tổ chức sự kiện, còn ngay bây giờ hãy khám phá thêm tầm quan trọng của tổ chức sự kiện đối với chiến lược marketing, quảng bá sản phẩm nhé:
- Tổ chức sự kiện là một công cụ của PR
Trên thực tế tổ chức sự kiện chính là một công cụ của PR để gia tăng khách hàng và nâng cao độ uy tín của thương hiệu. Cũng sẽ có một số sự kiện được tổ chức ra để nhằm mục đích bán hàng hoặc tri ân để chăm sóc khách hàng nhưng chúng đều nằm trong phạm vi của hoạt động PR, giúp cho mối quan hệ giữa doanh nghiệp và công chúng được gần gũi hơn.
- Truyền thông về sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của doanh nghiệp
Ngoài việc là một công cụ của PR thì tổ chức sự kiện sẽ có lúc giúp hoạt động marketing được dễ dàng hơn. Chẳng hạn như trong các sự kiện bạn có thể cài cắm các booth để giới thiệu sản phẩm tới những người tham dự để sản phẩm được tới với nhiều người hơn nữa. Bên cạnh đó nếu sự kiện của bạn được tổ chức bài bản, gây được tiếng vang thì chắc chắn thương hiệu của bạn cũng sẽ để lại dấu ấn tốt đẹp trong lòng khách hàng.
- Tăng cường mối quan hệ với các đối tác
Như đã chia sẻ ở phía trên sự kiện chính là một nơi để giúp bạn và công chúng có thể giao lưu gặp gỡ, công chúng ở đây không phải chỉ là khách hàng mà có thể là cả đối tác. Do đó, việc tổ chức những sự kiện sẽ là cầu nối quan trọng để giúp bạn và đối tác thêm gắn kết, hiểu biết rõ hơn về nhau và tạo nên các mối quan hệ tốt đẹp.
3. Các hình thức tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện sẽ được chia ra làm một số dạng như sau:
- Sự kiện công ty
Sự kiện công ty sẽ bao gồm các hình thức phổ biến như: họp mặt, hội nghị khách hàng, họp báo, động thổ, khánh thành,…
- Sự kiện hướng đến khách hàng
Đối với loại hình này các sự kiện sẽ bao gồm các hình thức: lễ hội, hội chợ triển lãm, giải trí văn nghệ, giới thiệu và quảng bá về sản phẩm mới,…
- Sự kiện mang tính nhà nước
Các loại hình ở dạng này sẽ bao gồm hình thức: hội nghị, festival, tổng tuyển cử, tranh cử,…
- Sự kiện mang tính cá nhân
Đó có thể là đám cưới, sinh nhật lễ kỷ niệm của bạn và gia đình.
- Sự kiện phi lợi nhuận, sự kiện cộng đồng
Ở hạng mục này, sự kiện sẽ thường là các hình thức: sự kiện gây quỹ, ngày hội vì cộng đồng, đi bộ vì môi trường.
4. Những thành phần tham gia tổ chức event
Để một sự kiện được diễn ra thành công, chúng ta sẽ cần tới rất nhiều nhân lực và thành phần tham gia, đó có thể là:
- Nhà đầu tư, nhà tài trợ cho sự kiện hay chủ sở hữu sự kiện
- Nhà tổ chức sự kiện event
- Đơn vị cung ứng dịch vụ hỗ trợ tổ chức sự kiện
- Khách mời tham dự sự kiện
- Khách vãng lai tham dự sự kiện
- Chính quyền và cư dân nơi diễn ra sự kiện
- Cơ quan truyền thông
5. Quy trình tổ chức sự kiện
Chúng ta đã cùng nhau đi tìm hiểu khá nhiều thông tin về tổ chức sự kiện và dưới đây sẽ là một quy trình tổ chức sự kiện cơ bản mà bạn nên biết trước khi bắt tay vào làm:
- Lên ý tưởng cho sự kiện
Việc đầu tiên mà bạn cần làm trước khi bắt đầu tổ chức bất kỳ sự kiện gì đó chính là hình thành ý tưởng tổ chức. Để xác định được ý tưởng cụ thể trước tiên bạn cần xác định một số yếu tố như: loại hình, mục tiêu tổ chức, đối tượng, thời gian, địa điểm, ngân sách trước.
Khi đã xác định được các yếu tố này bạn cần đưa ra những ý tưởng cụ thể cho sự kiện để làm sao có thể gây ấn tượng tối đa đối với khách hàng. Với mỗi loại hình sự kiện khác nhau sẽ có những ý tưởng khác nhau để làm sao sự kiện có thể gây ấn tượng mạnh mẽ nhất. Bạn có thể nghiên cứu nhu cầu hoặc sở thích của đối tượng để đưa ra những phương án phù hợp nhất.
- Lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Sau khi đã hình thành xong ý tưởng, giờ thì bạn cần lên được một kế hoạch hay còn gọi là kịch bản sự kiện để nắm rõ được từng công đoạn và phân chia công việc một cách cụ thể nhất. Bảng kế hoạch càng làm rõ về các rủi ro, tình huống phát sinh bao nhiêu thì sự kiện sẽ diễn ra thành công bấy nhiêu bởi khi có bất cứ tình huống nào phát sinh bạn đều có thể kịp thời xử lý.
- Chuẩn bị sự kiện
Khi đã lên kế hoạch hoàn chỉnh bây giờ bạn sẽ cùng nhóm của mình bắt tay vào chuẩn bị các hạng mục chính cho sự kiện, đó có thể là các công việc như: dàn dựng sân khấu, chuẩn bị âm thanh, ánh sáng, xin giấy phép, truyền thông sự kiện,…
- Thực hiện sự kiện
Giờ thì các công đoạn chuẩn bị của bạn đã xong và đây là lúc bạn sẽ phải quản lý phần diễn ra sự kiện, sự kiện có thành công hay không sẽ nằm ở công đoạn này là chủ yếu. Ở giai đoạn này bạn sẽ cần phải kiểm soát chặt chẽ về công việc, thời gian, an toàn và hạn chế sự cố xảy ra ở tất cả các khâu. Nếu giai đoạn này có sự cố bất ngờ xảy ra, bạn phải đưa ra phương án để xử lý và thay thế kịp thời tránh để sự kiện bị gián đoạn.
- Kiểm tra và đánh giá sau khi kết thúc sự kiện
Tuy lúc này sự kiện đã kết thúc nhưng công việc của bạn chưa kết thúc bởi sau mỗi sự kiện chúng ta cần phải ngồi lại để đánh giá xem sự kiện đã diễn ra như thế nào, những điều đã là được và chưa làm được để cải thiện hơn cho những lần sau. Do đó, sau khi sự kiện diễn ra rồi hay ngồi lại cùng nhau để làm bước đánh giá này thật kỹ càng nhé.
7. Dịch vụ tổ chức sự kiện tại WeWin
Vừa rồi thì WeWin đã gửi tới bạn tất tần tật các thông tin tổng quan về tổ chức sự kiện, có thể bạn sẽ thấy dài và khó để thực hiện hết các công đoạn bởi tổ chức sự kiện đòi hỏi rất nhiều kiến thức và kinh nghiệm.
Tuy nhiên bạn đừng lo bởi nếu bạn muốn tổ chức sự kiện hãy liên hệ ngay với WeWin Media – đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đã hợp tác với nhiều nhãn hàng lớn – để chúng tôi có thể tư vấn và giúp đỡ bạn trong tất cả các khâu, đảm bảo bạn sẽ có được một sự kiện hoàn hảo, ưng ý.
Hãy liên hệ ngay WeWin Media theo số hotline 0961 84 68 68 để được tư vấn và hỗ trợ tối đa trong việc tổ chức sự kiện nhé!
Tìm hiểu thêm:
