Tổ chức sự kiện đang là một nghề cực kỳ hot đối với các bạn trẻ và rất nhiều người đang gia nhập nghề với một niềm háo hức cực kỳ lớn. Thế nhưng khi bước vào nghề bạn cần phải hiểu rõ được các công việc một người làm sự kiện cần làm, và ngay bây giờ WeWin Media sẽ hướng dẫn cho bạn 10 bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện hoàn chỉnh.
1. Xác định mục tiêu và loại hình sự kiện
Ở bất cứ công việc nào thì việc đầu tiên bạn cũng sẽ phải bắt tay vào xác định mục tiêu trước, nếu không có một mục tiêu thì chắc chắn các bước đi sau này sẽ dễ dàng bị lạc lối. Và khi tổ chức sự kiện cũng vậy, trước tiên bạn cần xác định xem sự kiện này tổ chức ra để làm gì, cho ai,…
Chỉ khi xác định được mục tiêu bạn mới có thể xem xét tới loại hình sự kiện mà bạn cần tổ chức. Chẳng hạn như với mục tiêu là gắn kết nhân viên với ban lãnh đạo công ty thì chắc chắn bạn sẽ cần phải tổ chức các buổi tiệc hoặc teambuilding nội bộ, ngược lại nếu đó là sự kiện để ra mắt sản phẩm mới thì bạn sẽ cần tổ chức các lễ ra mắt sản phẩm mới và khách mời cũng cần phải khác. Vậy nên hãy xác định thật rõ những điểm này ngay từ đầu để kế hoạch sự kiện được rõ ràng nhé!
2. Xác định địa điểm và thời gian tổ chức sự kiện
Để lên được kế hoạch tổ chức sự kiện thì ngoài xác định mục tiêu và loại hình bạn sẽ còn phải xác định được địa điểm và thời gian tổ chức. Trước hết bạn sẽ cần phải đưa ra cho mình và khách hàng một khung thời gian nhất định để có thể tiến hành các bước tiếp theo. Chỉ khi thời gian được xác định rõ ràng thì bạn mới có thể lên được timeline cũng như chuẩn bị mời khách hàng,…
Sau khi chốt được thời gian bạn cần tìm ngay địa điểm tổ chức bởi bạn biết đấy một ngày sẽ có rất nhiều sự kiện diễn ra nên càng chốt sớm được địa điểm bao nhiêu thì bạn sẽ càng yên tâm bấy nhiêu. Ngoài ra khi tìm địa điểm cũng nên cân nhắc tới các vấn đề về giao thông di chuyển thuận lợi, phù hợp với tính chất sự kiện và đối tượng tham dự nữa nhé.
Chẳng hạn như nếu khách mời là các VIP bạn sẽ không thể tổ chức ở các địa điểm bình thường mà cần tổ chức ở các khách sạn 5 sao, đẳng cấp đúng không nào? Hay chẳng hạn sự kiện gây quỹ vì cộng đồng, bảo vệ môi trường thì nên được tổ chức ngoài trời thay vì trong nhà,…
3. Xác định ý tưởng lớn (Big Idea) và thông điệp chính (Key Message)
Khi đã xác định được hai phần quan trọng nhất thì bạn sẽ đi đến phần thứ ba chính là cần lên ý tưởng, concept cũng như key message cho toàn bộ sự kiện. Big Idea ở đây chính là chủ đề chung, bao quát và xuyên suốt cho toàn sự kiện. Còn Key message sẽ chính là thông điệp mà bạn muốn nhắn nhủ tới khách hàng tham dự.
Có thể nói ý tưởng và thông điệp chính là linh hồn của sự kiện, phần ý tưởng này sẽ quyết định đến toàn bộ concept, thông điệp chính, phần này ý tưởng càng mới mẻ và độc đáo bao nhiêu thì bạn sẽ có cơ hội thu hút người tham gia bấy nhiêu.
Bên cạnh đó phần thông điệp cũng rất quan trọng, mỗi một sự kiện sẽ có một thông điệp riêng muốn gửi tới khách hàng và đó cũng chính là điểm nhất sâu sắc cho sự kiện. Vậy nên hãy đưa ra những thông điệp thật ngắn gọn, súc tích nhưng vẫn đầy đủ thông tin để khách mời tham dự dễ nhớ, dễ ấn tượng nhé!
4. Lên kịch bản nội dung chương trình tổ chức sự kiện
Kịch bản nội dung chương trình tổ chức sự kiện có thể nói là sợi chỉ đỏ liên kết mọi công đoạn với nhau. Kịch bản này sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc thu hút và để lại những dấu ấn tốt đẹp trong lòng khách mời tham dự.
Thông thường, mỗi loại hình sự kiện sẽ đều có tính chất và mục đích khác nhau nên do đó tuỳ vào từng loại hình sự kiện mà bạn có thể xây dựng các kịch bản khác nhau cho phù hợp. Chẳng hạn như khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương thì bạn sẽ cần lên kịch bản khác với sự kiện tất niên bởi sự kiện khai trương sẽ phải chú trọng vào việc mở màn, ra mắt còn tiệc tất niên sẽ cần chú ý nhiều vào phần tiệc.
Khi lên kịch bản nội dung bạn cũng cần lưu ý sẽ phải chuẩn bị hai loại khác nhau đó là: kịch bản tổng quát sự kiện và kịch bản chi tiết. Kịch bản tổng quát sẽ bao gồm toàn bộ công việc từ thời gian, nội dung, phân công nhân sự,… còn kịch bản chi tiết sẽ là lời dẫn của MC trong sự kiện, kịch bản này cần trau chuốt về ngôn từ để thu hút và truyền tải được thông điệp của bạn tới khách hàng.
5. Xây dựng danh sách khách mời
Trải qua 4 bước rồi thì tới bước thứ 5 bạn sẽ cần phải lên được tương đối về danh sách khách mời bởi số lượng khách mời sẽ giúp bạn dễ dàng lập kế hoạch về chi phí cũng như đưa ra được những sự chuẩn bị chu đáo hơn như: sắp xếp chỗ ngồi, thực đơn hay quà tặng cho họ. Hơn thế nữa, khách mời sẽ chính là nhân tố chính giúp sự kiện của bạn thành công và thăng hoa hơn nên hãy đặc biệt để ý tới họ nhé.
Về danh sách khách mời, khi xây dựng bạn sẽ nên chú ý những điểm như sau:
- Xác định về đối tượng khách mời là ai, nghề nghiệp, độ tuổi ra sao
- Xác định số lượng khách cần mời là bao nhiêu
- Lập danh sách và tiến hành xác nhận với họ trước từ 2-3 ngày để chuẩn bị tiếp đón tốt hơn
- Danh sách khách mời này sẽ giúp bạn có thể dễ dàng gửi thư cảm ơn, ảnh kỷ niệm sau sự kiện dễ dàng hơn
6. Lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện
Để sự kiện thu hút được nhiều đối tượng tiềm năng tham dự thì chắc chắn bạn sẽ cần phải lên được một bản kế hoạch truyền thông cho sự kiện. Bạn nên nhớ rằng càng được quảng bá rộng rãi bao nhiêu thì sự kiện của bạn sẽ được nhiều người biết đến và tham gia nhiều bấy nhiêu.
Khi lập kế hoạch truyền thông, bạn cần cân nhắc xem tính chất sự kiện như thế nào để xây dựng kế hoạch cho phù hợp, chẳng hạn như đối với sự kiện nội bộ sẽ có các kênh truyền thông và cách thức truyền thông khác so với cả sự kiện bên ngoài. Chính vì vậy khi lập kế hoạch ở phần này bạn cũng nên xác định rõ:
- Mục tiêu sự kiện là gì
- Đối tượng cần truyền thông là ai
- Thông điệp đưa ra là gì
- Kênh truyền tải sẽ là kênh nào: email, tạp chí, mạng xã hội hay mạng nội bộ,…
7. Dự toán chi phí tổ chức sự kiện
Có thể nói việc lên kinh phí tổ chức sự kiện là rất quan trọng, bạn sẽ không thể nào cứ thuê hạng mục này, mua bán thứ kia một cách bừa bãi để rồi kinh phí vượt quá mức cho phép. Khi tổ chức sự kiện, bạn cần lên một ngân sách cụ thể để căn cứ vào đó phân bổ cho các hạng mục khác. Ở bước này, tuỳ vào loại hình và mục tiêu sự kiện mà bạn có thể xây dựng bảng ngân sách sao cho phù hợp.
Khi lên kinh phí tổ chức sự kiện, bạn cũng nên thêm một mục đó là mục dự trù cho các chi phí phát sinh, không một sự kiện nào có thể tiêu hết vừa vặn số tiền đề ra mà sẽ luôn có khoản phát sinh bất ngờ, vậy nên hãy để thêm sẵn một khoản để giải quyết những vấn để nảy sinh khi tổ chức nhé.
8. Dự đoán những rủi ro và xây dựng phương án giải quyết
Không ai có thể nói trước được tương lai và bạn cũng sẽ chẳng thể nào chắc chắn được khi tổ chức sự kiện sẽ không có sự cố bất ngờ nào xảy ra, chính vì lẽ đó mà việc dự báo những rủi ro và đưa ra phương án giải quyết sẽ giúp bạn vượt qua được những sự cố bất ngời đó.
Chẳng hạn khi tổ chức sự kiện ngoài trời nếu chẳng may mưa bạn sẽ cần phải chuẩn bị trước ô, dù cho khách mời,… Nếu không có phương án để giải quyết cho thời tiết bất ngờ mưa bằng cách chuẩn bị ô dù thì chắc chắn sự kiện của bạn đã đổ bể hết rồi đó.
9. Lên timeline thực hiện
Kế hoạch sẽ mãi chỉ là kế hoạch nếu bạn không gắn nó với các deadline cụ thể, bạn biết đấy sự kiện chỉ có thể thành công nếu bản kế hoạch của bạn được gắn với các thời hạn cụ thể. Bạn cần phân công công việc một cách rõ ràng cho các thành viên đồng thời cũng phải thường xuyên theo dõi để tránh các công việc bị đình trệ.
Hơn thế nữa, khi bắt đầu vào quá trình tổ chức, một bản timeline chương trình rõ ràng sẽ giúp bạn kiểm soát tốt thời gian từng phần, không có phần nào bị lố giờ hoặc thiếu sót gây ảnh hưởng tới chất lượng chung của toàn bộ chương trình.
10. Kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh
Ở bước cuối cùng này, sau khi đã thực hiện toàn bộ nội dung của sự kiện thì bạn sẽ cần ngồi lại để kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh lại các nội dung chưa phù hợp. Quá trình này có thể diễn ra trước khi sự kiện bắt đầu để bạn có thể rà soát và hiệu chỉnh để sự kiện diễn ra trơn tru nhất.
Bên cạnh đó, quá trình kiểm tra đánh giá này cũng nên làm thêm kể cả khi sự kiện kết thúc để giúp bạn có cái nhìn tổng quan về những ưu và nhược điểm để điều chỉnh cho các sự kiện tới. Bước này sẽ là bước cực kỳ quan trọng và giúp chất lượng sự kiện ngày càng được nâng cao vậy nên tuyệt đối đừng bỏ qua nha!
Vừa rồi WeWin đã nêu ra 10 bước để giúp bạn nhanh chóng lập được kế hoạch tổ chức sự kiện thật hoàn chỉnh, mong rằng những thông tin này sẽ là hành trang để giúp bạn bay cao, bay xa hơn trên con đường sự nghiệp. Chúc bạn may mắn và thành công trong tương lai!
Tìm hiểu thêm:
