Remote work (Làm việc từ xa) đang dần trở nên phổ biến hơn bao giờ hết. Với những tiến bộ trong công nghệ cho phép cộng tác từ xa, nhiều doanh nghiệp đang áp dụng các lựa chọn làm việc từ xa và linh hoạt. Hãy cùng WEWIN Media khám phá những lợi ích và thách thức của Remote work, phương pháp thực hành tốt nhất cho nhân viên và người sử dụng lao động cũng như triển vọng tương lai của sự thay đổi lực lượng lao động này.
1. Remote work – Làm việc từ xa là gì?
Làm việc từ xa (remote work) đơn giản là không cần ngồi ở văn phòng! nó bao gồm nhiều cách thức linh hoạt, bao gồm:
- Làm việc tại nhà (Work from home): Nhân viên làm việc từ văn phòng tại nhà hoặc không gian làm việc được chỉ định trong nhà của họ.
- Không gian làm việc chung (Coworking space): Các không gian làm việc chung nơi những người làm việc từ xa có thể thuê bàn làm việc hoặc văn phòng.
- Làm việc từ xa (Telecommuting): Làm việc từ xa toàn thời gian hoặc kết hợp giữa làm việc từ xa và tại văn phòng.
- Du mục kỹ thuật số: Làm việc trong khi du lịch trong nước hoặc quốc tế.
Điểm chung của tất cả các hình thức này là bạn không cần đến văn phòng công ty, mà thường sử dụng công nghệ để trao đổi và hợp tác online với mọi người.
2. Remote work đã phát triển trong và sau đại dịch như thế nào?
Đại dịch COVID-19 đã buộc phải giãn cách xã hội và dẫn đến sự gia tăng chưa từng có của làm việc từ xa:
- Hơn 70% các tổ chức chuyển sang hoạt động từ xa trong những tháng đầu của đại dịch.
- Giữa năm 2020, 44% lực lượng lao động Mỹ làm việc toàn thời gian từ nhà.
Sự chuyển đổi nhanh chóng này đã chứng minh rằng việc cộng tác từ xa trên quy mô lớn là khả thi nhờ các công cụ đám mây như Zoom, Slack, Microsoft Teams và Dropbox.
Dù một số công ty mong muốn nhân viên trở lại văn phòng khi tình hình trở lại bình thường, nhiều công ty khác đã chuyển sang áp dụng chính sách làm việc từ xa hoặc kết hợp vĩnh viễn – nhận thấy lợi ích về chi phí, an toàn và năng suất.
Tình hình lực lượng lao động làm việc từ xa tại Mỹ cũng có những thay đổi đáng kể:
- Trước đại dịch (2019): 7% lực lượng lao động làm việc từ xa
- Đỉnh điểm giữa năm 2020: 44% lực lượng lao động làm việc từ xa
- Dự kiến dài hạn (sau đại dịch): 16%-25% sẽ làm việc hoàn toàn từ xa
Mô hình làm việc từ xa và kết hợp sẽ tiếp tục là xu hướng quan trọng trong tương lai. Người lao động cũng tiếp tục đòi hỏi sự linh hoạt về địa điểm – đại dịch đã cho thấy một cách làm việc tốt hơn cho nhiều người.
3. Vì sao làm việc từ xa ngày càng phổ biến trong doanh nghiệp?
Trên thực tế, Remote work đang ngày càng được ứng dụng nhiều trong các doanh nghiệp hơn. Hiện nay, nhiều công ty đang chuyển hướng sang các lựa chọn làm việc từ xa linh hoạt hơn vì những lý do sau.
3.1. Tuyển dụng nhân tài giỏi hơn trên quy mô rộng hơn
Khi tuyển dụng từ xa, các công ty có thể tìm kiếm nhân viên trên khắp cả nước, thậm chí toàn cầu. Điều này giúp họ có được nguồn nhân lực đa dạng và chất lượng cao hơn.
3.2. Giảm chi phí nhân công
Duy trì văn phòng rộng lớn tốn rất nhiều tiền thuê mặt bằng, tiện ích, trang thiết bị… Ước tính cho thấy các công ty có thể tiết kiệm khoảng 11.000 đô la mỗi năm cho mỗi nhân viên làm việc từ xa bán thời gian.
3.3. Nâng cao năng suất lao động
Nhiều nghiên cứu chỉ ra rằng nhân viên làm việc từ xa thường năng suất hơn. Không có những yếu tố gây xao nhãng tại văn phòng hay thời gian đi lại, nhân viên từ xa có thể hoàn thành nhiều việc hơn trong giờ làm việc.
Một nghiên cứu của Stanford cho thấy nhân viên từ xa trung bình năng suất hơn 13%.
Khảo sát khác cho thấy 65% quản lý tin rằng nhóm của họ làm việc hiệu quả hơn khi làm việc từ xa.
3.4. Tăng sự hài lòng của nhân sự
Cung cấp các lựa chọn làm việc tại nhà và từ xa giúp nhân viên hài lòng hơn với công việc vì họ đánh giá cao tính linh hoạt và tự chủ của các hình thức này.
Dữ liệu cho thấy nhân viên dành 60% đến 80% thời gian làm việc từ xa có mức độ hài lòng về công việc cao nhất.
Thêm một con số nữa là 80% nhân viên cho rằng việc có lựa chọn làm việc tại nhà là yếu tố quan trọng để họ gắn bó lâu dài với công ty hoặc tìm việc ở nơi khác.
Tóm lại, các công ty nhanh chóng nhận ra rằng hỗ trợ làm việc từ xa không chỉ là điều nhân viên mong muốn mà còn gia tăng lợi nhuận và tạo nên sự thành công bền vững của họ.
4.Vì sao nhân sự ngày càng thích Remote work – làm việc từ xa hơn?
Làm việc từ xa có nhiều ưu điểm giúp ích trực tiếp đến cuộc sống của nhân viên so với lịch trình văn phòng 8 tiếng truyền thống. Dưới đây là những lý do hàng đầu khiến nhân viên thích hình thức làm việc này.
4.1. Không tốn chi phí đi lại
Đi lại hàng ngày đến văn phòng khiến nhiều người mệt mỏi về thể chất lẫn tinh thần. Làm việc tại nhà giúp loại bỏ việc đi lại, tiết kiệm thời gian và giảm căng thẳng cho nhân viên.
4.2. Lịch trình linh hoạt
Một điểm thu hút khác của việc làm việc từ xa là sự linh hoạt trong việc thiết lập giờ làm việc. Nhân viên từ xa có thể điều chỉnh lịch trình để phù hợp với thời điểm họ năng suất nhất.
- Nghiên cứu cho thấy nhân viên thường có nhiều năng lượng và hiệu quả hơn vào sáng sớm, trong khi buổi chiều lại dễ mệt mỏi và chậm chạp.
- Cho phép nhân viên đặt lịch trình phù hợp với nhịp độ năng suất tự nhiên sẽ dẫn đến hiệu suất công việc cao hơn.
4.3. Cải thiện sức khỏe
Làm việc tại nhà cho phép mọi người chăm sóc bản thân tốt hơn trong suốt cả ngày, mang lại lợi ích lâu dài về sức khỏe.
- Thống kê cho thấy:
- 76% giảm mức độ căng thẳng.
- 58% tập thể dục nhiều hơn.
- 57% ăn uống lành mạnh hơn.
- Không mất thời gian đi lại, nhân viên từ xa cũng cảm thấy bớt vội vàng và tận hưởng sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống tốt hơn.
- Hơn 70% nhân viên cho biết làm việc tại nhà cho phép họ quản lý các trách nhiệm cá nhân và công việc tốt hơn.
4.5. Tiết kiệm chi phí hơn
Nhân viên cũng tiết kiệm được kha khá tiền khi làm việc từ xa. Những khoản tiết kiệm hàng đầu đến từ:
- Giảm chi phí đi lại.
- Giảm chi phí trang phục công sở.
- Giảm chi phí ăn uống do ăn tại nhà nhiều hơn.
- Không tốn chi phí giữ trẻ vì người chăm sóc có lịch trình linh hoạt hơn.
Tổng cộng, nhân viên có thể tiết kiệm được hơn 6.000 đô la mỗi năm khi làm việc từ xa! Với tất cả những lợi ích này ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất, sức khỏe, hạnh phúc và tiền bạc, nhân viên rất yêu thích những vị trí làm việc từ xa.
5. Những thách thức và hạn chế của Remote work (Làm việc từ xa)
Không thể phủ nhận rằng, hình thức làm việc Remote work đang mang lại rất nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và người lao động. Tuy nhiên, làm việc từ xa vẫn tồn tại những mặt trái nếu bạn không thực sự kiểm soát và chuẩn bị tốt cho hình thức làm việc này.
5.1. Trục trặc về công nghệ
Làm việc online phụ thuộc nhiều vào các công cụ họp trực tuyến và phần mềm khác. Mạng chập chờn, âm thanh cuộc gọi có vấn đề hay phần mềm trục trặc đều có thể cản trở hiệu suất làm việc nhóm.
Nghiên cứu cho thấy 2/3 nhân viên từ xa mất năng suất do vấn đề kỹ thuật mỗi tuần.
Chính sách bảo mật lỗi thời của công ty thường không chú ý đến thiết bị của nhân viên làm việc từ xa, dẫn đến nguy cơ dữ liệu dễ bị tấn công.
5.2. Thiếu sự giao tiếp trực tiếp giữa nhân sự
Nhiều lãnh đạo doanh nghiệp và một số nhân viên cảm thấy mất kết nối với đội ngũ khi làm việc từ xa hàng ngày. Những cuộc gặp gỡ trực tiếp giúp khơi nguồn sáng tạo hoặc các tương tác xã hội trong giờ ăn trưa không còn xảy ra.
Trung bình, nhân viên làm việc hoàn toàn từ xa có:
- Giao tiếp với đồng nghiệp ít hơn 18%.
- Giao tiếp với đối tác bên ngoài ít hơn 12%.
Cần nỗ lực nhiều để nhân viên từ xa không cảm thấy bị cô lập.
5.3. Khó duy trì văn hóa công ty
Cùng với việc giảm tương tác hàng ngày, việc duy trì một văn hóa công ty đoàn kết và lành mạnh có thể gặp khó khăn nếu làm việc từ xa trở thành mặc định.
Có thể xuất hiện các nhóm nhỏ riêng lẻ và trải nghiệm của nhân viên không hoàn toàn phù hợp với tầm nhìn và giá trị của lãnh đạo.
Chỉ 22% công ty có các hoạt động được ghi nhận để xây dựng văn hóa cho nhân viên từ xa.
Nếu không có các quy tắc chung về hành vi mong đợi và không thường xuyên gặp mặt, văn hóa công ty sẽ dễ bị mai một, dẫn đến giảm sự gắn kết và hài lòng với công việc.
5.4. Vấn đề về ranh giới giữa công việc và cuộc sống
Làm việc tại nhà khiến việc tách biệt giữa công việc và thời gian cá nhân khó khăn hơn. Nhân viên từ xa thường gặp vấn đề không thể “ngắt” hoàn toàn công việc sau giờ làm.
- 65% nhân viên cho biết họ khó ngừng suy nghĩ hoặc làm việc ngoài giờ.
- 60% gặp khó khăn trong việc duy trì động lực và cảm thấy năng suất khi làm việc tại nhà.
Những thách thức liên tục về cân bằng giữa công việc và cuộc sống khiến nhân viên từ xa có nguy cơ cao bị lo lắng, trầm cảm và kiệt sức.
Các nhà lãnh đạo cần chủ động phòng ngừa những mặt trái này để bảo vệ “sức khỏe công ty” khi áp dụng chính sách linh hoạt về địa điểm lâu dài.
6. 05 yếu tố cần đảm bảo để Remote work hiệu quả hơn
Để xây dựng lực lượng lao động từ xa nhưng năng suất và hài lòng, các tổ chức cần thay đổi chính sách, quy trình, công cụ và phong cách lãnh đạo như thế nào? Dựa trên các nghiên cứu về mô hình làm việc từ xa hiện tại và phân tích những yếu tố giúp chúng hoạt động tốt lâu dài, độc giả có thể tham khảo các giải pháp sau.
6.1. Công nghệ hiện đại
- Đảm bảo tất cả nhân viên từ xa có phần cứng cao cấp và phần mềm mới nhất để cộng tác online hoàn hảo, bao gồm:
- Phần cứng: Laptop mạnh, màn hình kép, tai nghe mic, thiết bị kết nối…
- Phần mềm: Zoom/Teams họp trực tuyến, Slack/Teams nhắn tin, G Suite, Office 365, Dropbox lưu trữ đám mây, công cụ quản lý dự án…
- Xác nhận mạng nhà nhân viên đáp ứng tiêu chuẩn bảo mật. Hỗ trợ nâng cấp thiết bị cá nhân nếu cần.
6.2. Đào tạo quản lý bài bản
Tổ chức các hội thảo trực tuyến dành riêng cho những người quản lý nhân viên làm việc từ xa, tập trung vào:
- Giữ vững mối quan hệ nhóm dù làm việc xa.
- Ngăn chặn cô lập bằng cách lên lịch họp nhóm thường xuyên.
- Giám sát cân bằng giữa công việc và cuộc sống, dấu hiệu kiệt sức.
- Đưa ra phản hồi hiệu quả qua online.
6.3. Tăng tính kết nối trực tiếp
Bù đắp việc giảm tương tác hằng ngày bằng cách gặp mặt nhân viên từ xa định kỳ:
- Tổ chức các sự kiện kết nối ngoài văn phòng hàng năm hoặc hai năm một lần
- Lên kế hoạch cho các chuyến đi nhóm đến văn phòng chính thường xuyên.
- Thực hiện các buổi brainstorming trực tiếp luân phiên.
6.4. Quy trình làm việc số hóa
Giảm thiểu gián đoạn năng suất do vấn đề kỹ thuật bằng cách đảm bảo tất cả luồng công việc quan trọng diễn ra trên nền tảng đám mây an toàn. Cung cấp hệ thống hỗ trợ IT trực tuyến cho mọi vấn đề về hệ thống.
6.5. Quy định rõ ràng
Để thúc đẩy ranh giới giữa công việc và cuộc sống tốt hơn, lãnh đạo cần đưa ra chính sách rõ ràng về làm việc từ xa, bao gồm:
- Khuyến khích nghỉ giải lao thường xuyên trong giờ làm.
- Không khuyến khích liên lạc ngoài giờ.
- Theo dõi sự tham gia của nhân viên để phát hiện dấu hiệu kiệt sức
Các quy định rõ ràng về làm việc từ xa giúp nhân viên hiểu rõ trách nhiệm và tăng tính trách nhiệm cho cả hai phía.
Bằng cách thực hiện đúng theo những tiêu chuẩn này, các công ty có thể triển khai các chương trình làm việc từ bất cứ đâu thành công và bền vững, giúp lãnh đạo, vận hành, văn hóa công ty và nhân viên cùng phát triển.
7. Xu hướng Remote Work sẽ như thế nào trong tương lai?
Nhiều nghiên cứu và dữ liệu về lao động tiết lộ những số liệu thú vị cho thấy sự phổ biến hiện tại cùng với triển vọng tương lai của hình thức làm việc từ xa:
- 80% lãnh đạo nhân sự toàn cầu báo cáo năng suất làm việc từ xa tương đương (67%) hoặc cao hơn (13%) so với mức trước đại dịch.
- 46% nhân viên cho biết họ sẽ cân nhắc nghỉ việc nếu công ty không cung cấp lựa chọn làm việc từ xa linh hoạt.
- 54% sẵn sàng giảm lương để đổi lấy sự linh hoạt hơn về địa điểm làm việc.
- 63% không muốn quay lại văn phòng làm việc toàn thời gian.
- 83% lãnh đạo công ty lên kế hoạch cho phép làm việc từ xa ở một mức độ nào đó trong tương lai.
Thông điệp rõ ràng là các hình thức sắp xếp linh hoạt và kết hợp (hybrid) sẽ tiếp tục là xu hướng chủ đạo của tương lai, với các công cụ kỹ thuật số ngày càng tiên tiến giúp cho cộng tác phân tán dễ dàng hơn bao giờ hết.
Trong khi các công ty hoàn toàn làm việc từ xa sẽ tiếp tục xuất hiện, mô hình kết hợp dường như phù hợp nhất với hầu hết nhân viên và lãnh đạo – kết hợp giữa sự kết nối con người trong tương tác tại văn phòng và lợi ích về tập trung và tự chủ khi làm việc tại nhà.
Kết luận
Cuộc cách mạng làm việc từ xa do đại dịch đã nêu bật những lợi ích lớn của các chính sách làm việc linh hoạt. Với các chính sách phù hợp, hạ tầng tốt và thói quen làm việc hiệu quả, các nhóm làm việc từ xa và mô hình kết hợp có thể tạo ra nhân viên hạnh phúc, khỏe mạnh và có động lực hơn, cùng với tiết kiệm chi phí văn phòng và tiếp cận nhân tài rộng hơn. Dù có một số thách thức, lợi ích của mô hình này vượt trội hơn nhiều. Sự phát triển công nghệ liên tục và nhu cầu linh hoạt từ người lao động sẽ làm cho làm việc từ xa và kết hợp trở thành xu hướng tương lai cho hầu hết các công ty.
Tìm hiểu thêm:
- 9 xu hướng nội dung định hình tương lai của truyền thông kỹ thuật số (Phần 1)
- 9 xu hướng nội dung định hình tương lai của truyền thông kỹ thuật số (Phần 2)
- DOOH được dự đoán phát triển như thế nào vào 2024?
- Pano quảng cáo là gì? Tất tần tật về quảng cáo Pano 2024
- Quảng cáo ngoài trời (OOH): Khái niệm, vai trò & đặc điểm bạn nên biết
