Chắc hẳn đối với những bạn đam mê với ngành sự kiện thì “Event Manager” chính là vị trí mà bạn luôn ao ước phải không nào? Tuy nhiên Event Manager, Event Management thực sự là gì và những công việc cần làm là gì? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!
1. Event Management là gì?
Event Management là một nghề quản lý dự án tập trung vào mọi khía cạnh của sự kiện, từ việc chọn địa điểm đến theo dõi sự hài lòng của khách.
- Tìm hiểu thêm: Tổng quan về tổ chức sự kiện Event và các hình thức phổ biến
2. Sự khác biệt giữa vai trò của Event Manager và Event Planner là gì?
Trên thực tế đôi khi các chức danh này đều tương đương và có checklist công việc như nhau. Sự khác biệt giữa hai vị trí này đôi lúc sẽ phụ thuộc vào cách các công ty hoặc các chuyên gia tổ chức sự kiện xác định cho họ. Để bạn dễ hiểu hơn thì một Event Manager sẽ chỉ làm việc trên các sự kiện quy mô lớn hoặc xử lý các công việc trong ngày diễn ra sự kiện nhiều hơn là lập kế hoạch trước sự kiện.
Tuy nhiên, khi bạn tìm kiếm cả hai cụm từ trên LinkedIn hoặc website tìm việc khác, sẽ có nhiều vị trí giống nhau xuất hiện trên kết quả, tương tự với các công việc “event designer”. Ngoài ra, Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ xếp tất cả các vị trí này vào một danh mục nghề nghiệp duy nhất là “Người lập kế hoạch cuộc họp, hội nghị và sự kiện”.
3. Vậy Event Manager cần làm những gì trong toàn bộ quá trình?
Thông thường để hoàn thành một sự kiện, các Event Manager sẽ cần trải qua 5 giai đoạn, mỗi bước sẽ chứa rất nhiều nhiệm vụ. Ngoài ra thì Event Manager sẽ luôn bận rộn ở các nhiệm vụ khác nhau, sự kiện khác nhau.
3.1. Giai đoạn 1: Nghiên cứu, thiết lập mục tiêu và đánh giá tính khả thi
Cho dù bạn là người quản lý sự kiện nội bộ của công ty hay bạn điều hành một công ty quản lý sự kiện làm việc với nhiều khách hàng khác nhau, thì giai đoạn đầu tiên sẽ luôn là xác định mục tiêu và đánh giá tính khả thi của sự kiện.
Trong nhiều trường hợp, điều này có vẻ hiển nhiên cho dù đó là sự kiện đơn giản như quyên góp tiền cho một thư viện mới tới kỷ niệm 20 năm thành lập công ty hoặc giới thiệu sản phẩm mới. Nhưng điều cần thiết là bạn phải hiểu chi tiết về tính chất của sự kiện. Dưới đây là một số điều cần hỏi khách hàng của bạn hoặc thảo luận với nhóm nội bộ của bạn:
- Đối với các sự kiện của công ty: Lĩnh vực kinh doanh là gì? Bạn sẽ giới thiệu một hay nhiều sản phẩm? Liệu rằng sẽ có nội dung hướng dẫn về sản phẩm hay không?
- Đối với tổ chức phi lợi nhuận: Mục tiêu gây quỹ cụ thể là gì? Sự kiện có dành riêng cho các nhà tài trợ dài hạn không? Liệu sự kiện có trùng với một cuộc triển lãm mới không?
- Đối với lễ trao giải: Liệu phần F&B nên diễn ra trong buổi lễ hay sau đó? Nó nên là một buổi tiệc cocktail đứng hay một cuộc vui để mọi người cùng ngồi xuống?
- Đối với các sự kiện kết nối: Bạn có muốn cải thiện ý thức cộng đồng trong một tổ chức không? Bạn có muốn khách tham gia một nhóm Facebook mới không?
- Đối với các sự kiện xã hội: Đó là một sự kiện chính thức hay sự kiện thoải mái? Loại nhạc nào nên có để đảm bảo tất cả khách có một khoảng thời gian tuyệt vời?
Ở giai đoạn đầu tiên này, bạn cũng nên đánh giá tính khả thi của sự kiện, có nghĩa là thiết lập ngân sách sự kiện và tìm hiểu xem nó có phù hợp với mục tiêu của sự kiện hay không. Ví dụ: khi lên ý tưởng cho sự kiện có thể một tổ chức sẽ không đủ năng lực tài chính để tổ chức một buổi tiệc gây quỹ. Do đó đối với trường hợp này, tổ chức phi lợi nhuận có thể hoãn buổi dạ tiệc trong một năm và thay vào đó tổ chức lễ hội xe tải thực phẩm chi phí thấp với yếu tố gây quỹ.
3.2. Giai đoạn 2: Chọn chủ đề của bạn và thiết kế sự kiện
Tiếp theo, Event Manager sẽ thiết kế sự kiện để đáp ứng các mục tiêu đã định. Đây là nơi tập trung vào bản phác thảo sơ bộ về sự kiện của bạn:
- Điều gì sẽ xảy ra trong sự kiện?
- Ai sẽ biểu diễn/nói/dạy?
- Điều này sẽ xảy ra khi nào và ở đâu?
- Kế hoạch bố trí bàn ghế, sân khấu, bục và đồ ăn uống như thế nào?
- Phong cách dự kiến của bối cảnh, phông nền và các yếu tố sự kiện khác là gì? (Hiện đại, truyền thống, lãng mạn, steampunk, mộc mạc?)
Đây là một quá trình sáng tạo có thể bao gồm thiết kế màu sắc, âm thanh và ánh sáng cho các buổi dạ tiệc và các sự kiện sân khấu, tập trung vào biểu diễn hơn. Đối với các sự kiện chuyên nghiệp, trọng tâm sẽ là thiết lập các mốc thời gian, các hoạt động hội thảo, các nội dung thông điệp và quyết định các diễn giả có thể có.
Event Manager và nhóm của họ thường sẽ cộng tác trên các công cụ quản trị công việc online để mọi người hiểu được quỹ đạo lập kế hoạch và có thể sớm giải quyết bất kỳ vấn đề nào phát sinh.
3.3. Giai đoạn 3: Tập trung vào các chi tiết để có một sự kiện thành công
Sau khi Event Manager và nhóm của họ xác định tổng quan cho sự kiện, họ sẽ chuyển sang phần chi tiết. Giai đoạn này bao gồm phần lớn quy trình quản lý sự kiện và có thể bao gồm các bước sau (tùy thuộc vào loại sự kiện):
- Gửi RFP đến các địa điểm và nhà cung cấp.
- Thuê địa điểm, nhà cung cấp, diễn giả và người biểu diễn (và chuẩn bị với các lựa chọn dự phòng).
- Hoàn tất hợp đồng với địa điểm, nhà cung cấp, diễn giả và nghệ sĩ biểu diễn.
- Xây dựng trang web sự kiện và ứng dụng sự kiện tùy chỉnh.
- Thiết kế các cuộc khảo sát sau sự kiện.
- Gửi lời mời tới khách.
- Viết thẻ bắt đầu bằng # sự kiện và khởi chạy chiến dịch truyền thông xã hội trước sự kiện.
- Theo dõi RSVP và số đăng ký sự kiện.
- Thông tin liên lạc của người tham dự.
- Marketing sự kiện và tiếp cận cộng đồng.
- Thảo luận về lịch trình sự kiện với diễn giả và nghệ sĩ biểu diễn.
- Cập nhật khách hàng và hướng dẫn.
- Đào tạo nhân viên sự kiện và tình nguyện viên
- Thiết kế và hoàn thiện các tài liệu sự kiện quan trọng, chẳng hạn như dòng thời gian sự kiện và BOE.
- Kiểm tra wifi sự kiện và dịch vụ di động, đặc biệt đối với các sự kiện công nghệ cao.
- Tổ chức dịch vụ vận chuyển và trông xe.
- Thiết kế quy trình đăng ký sự kiện và tạo bảng chỉ dẫn.
- Xây dựng túi quà tặng và ấn phẩm mang tính thương hiệu.
3.4. Giai đoạn 4: Triển khai sự kiện
Đây là giai đoạn chính mà bất kỳ Event Manager nào cũng cần phải quan tâm. Đây là nơi tất cả các công đoạn trước đó trở nên sống động và tạo ra một sự kiện mà khách đánh giá cao và thích thú.
Tùy thuộc vào phạm vi của sự kiện, việc thiết lập có thể bắt đầu vào buổi sáng của sự kiện hoặc vài ngày trước đó. Việc thực hiện sự kiện đòi hỏi:
- Nhà cung cấp sự kiện và nhà cung cấp tham gia và thiết lập.
- Sắp đặt bàn ghế, trung tâm, cắm hoa, bàn tiệc buffet, sân khấu, bục phát biểu.
- Hướng dẫn cuối cùng, kiểm tra kỹ lưỡng và kiểm tra công nghệ.
- Khách đến và nhận phòng sự kiện.
- Dịch vụ khách và thông tin liên lạc.
- Dịch vụ ăn uống.
- Quản lý các vấn đề bất ngờ và các trường hợp khẩn cấp.
- Kiểm tra xem người nói và người biểu diễn có những gì họ cần và hiểu các tín hiệu của họ.
- Biểu diễn và phát biểu.
- Các bức tường truyền thông xã hội và các cuộc thăm dò ý kiến của người tham dự.
- Đưa ra túi quà tặng
- Quản lý khách ra vào
3.5. Giai đoạn 5: Giao tiếp với khách sau sự kiện
Event Manager đặc biệt không xem xét một sự kiện cho đến khi họ hiểu cách khách mời, tình nguyện viên, khách hàng và các thành viên trong nhóm phản ứng với sự kiện. Điều này bắt đầu trong chính sự kiện, với những người quản lý sự kiện quan sát phản ứng của khách, nói chuyện với những người tham dự và kiểm tra với các dịch vụ khách về bất kỳ vấn đề nào.
Tiếp theo, họ sẽ gửi một bản khảo sát sau sự kiện trong vòng 12 đến 48 giờ. Event Manager sẽ thiết kế các cuộc khảo sát sau sự kiện để nhận được nhiều phản hồi nhất bằng cách giữ cho chúng ngắn gọn, đơn giản và thân thiện.
Với các câu trả lời trong tay, Event Manager gặp gỡ khách hàng để thảo luận về mức độ hài lòng của họ với kết quả của sự kiện và kết quả khảo sát. Cuối cùng, họ sẽ thảo luận về điều gì đúng và điều gì sai với nhóm nội bộ của họ và phát triển một kế hoạch hành động để tránh những vấn đề tương tự ở sự kiện tiếp theo.
Vừa rồi thì WeWin Media đã phân tích những thông tin cơ bản để giúp bạn hiểu rõ hơn về công việc Event Management mà một Event Manager cần phải làm. Hy vọng rằng thông tin này sẽ hữu ích đối với bạn và công việc của bạn.
Tìm hiểu thêm:
