KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số đo lường hiệu suất và tiến độ của công việc. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp, KPI đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá thành công và những bước phát triển của công ty. Cùng tìm hiểu sâu về KPI và tầm quan trọng của chỉ số này qua bài viết sau.
1. KPI là gì?
KPI (Key Performance Indicator) hoặc Chỉ số hiệu suất chính là số liệu đo lường hiệu suất và tiến độ của một cá nhân, bộ phận, tổ chức đang làm việc hướng tới các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của họ, theo dõi tiến trình của họ đối với các mục tiêu đã đặt ra. KPI giúp đánh giá mức độ thành công của công việc, đồng thời giúp quản lý so sánh được hiệu quả của các cá nhân, hoặc các dự án đã thực hiện.
Một điểm đáng chú ý là chỉ số KPI là khác nhau giữa các cá nhân, nhóm và doanh nghiệp. Ví dụ: điểm đạt được trong một bài kiểm tra có thể là KPI của học sinh trong khi chỉ số hiệu suất chính của CEO là lợi nhuận ròng hàng năm của công ty họ. Lợi nhuận trên tài sản, thị phần và tỷ lệ P/E là các KPI liên quan đến doanh nghiệp, còn trong một tổ chức phi chính phủ KPI có thể là số lượng chương trình từ thiện, chương trình xã hội mà tổ chức đó.
2. Đặc điểm của KPI
Một chỉ số KPI đạt chuẩn cần đáp ứng những yếu tố sau:
- Đơn giản: Mục đích của KPI là trả lời các câu hỏi, do đó, KPI cần phải rõ ràng và ngắn gọn và dễ hiểu. Các chỉ số hướng đến công chúng nói chung không được chứa biệt ngữ và thuật ngữ kỹ thuật.
- Đồng nhất: KPI phải phù hợp với mục tiêu của một cá nhân để đo lường tiến trình của họ theo hướng đó. Ngoài ra, KPI của một cá nhân phải được liên kết với KPI của bộ phận, KPI này cũng sẽ được liên kết với tổ chức. Tất cả các KPI được liên kết với một nhóm cụ thể phải phù hợp với nhau, phải bổ sung và không mâu thuẫn với nhau.
- Có thể so sánh được: Vì mục đích của KPI là để đánh giá vị trí của một đối tượng so với đối thủ cạnh tranh, nên chúng nên được thể hiện bằng các thuật ngữ có thể so sánh được.
Các tổ chức cũng thích so sánh các chỉ số hiệu suất của họ với dự án trước đây để đánh giá mức tăng trưởng. Tuy nhiên, cần phải chắc chắn rằng sự so sánh là hợp lệ. Chẳng hạn, việc tăng doanh thu đối với dữ liệu được thu thập cách đây 20 năm có thể không phải là một dấu hiệu tích cực; một công ty mới không thể so sánh thị phần của nó với một công ty khổng lồ đã thành danh.
- Thúc đẩy hành động: KPI phải có khả năng thúc đẩy hành động. Do đó, các nhà lãnh đạo và giám đốc điều hành phải đặt ra các KPI mà giúp công ty có thể phát triển đi lên và cải thiện hơn.
- Giới hạn về mặt thời gian: KPI phải được đo lường thường xuyên. Trong khi lên danh sách các KPI, các tổ chức và trưởng nhóm cũng phải quyết định khi nào nên đo lường KPI: hàng tuần, hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm.
3. Ví dụ về KPI
KPI khác nhau tùy theo nhu cầu của các cá nhân, bộ phận hoặc tổ chức mà chúng được thiết lập. Một số KPI phổ biến được sử dụng trong giới kinh doanh bao gồm:
3.1. Ví dụ về KPI tài chính
- Tỷ suất lợi nhuận gộp
- Tỷ suất lợi nhuận ròng
- Tỉ lệ hiện tại
- Lợi nhuận trên tài sản
- Vốn lưu động
- Tỷ suất lợi nhuận hoạt động
- Chu kỳ chuyển đổi tiền mặt
3.2. Ví dụ về KPI marketing
- Chi phí mỗi lần mua
- Chi phí cho mỗi khách hàng tiềm năng
- Chi phí cho mỗi lần nhấp chuột
- Tỷ lệ lưu lượng truy cập trang web đến khách hàng tiềm năng
- Tỷ lệ tương tác
3.2. Ví dụ về KPI bán hàng
- Mục tiêu bán hàng
- Chi phí thu hút khách hàng
- Tỷ lệ khách hàng rời đi
- Doanh thu trên mỗi đại diện bán hàng
- Tăng trưởng doanh số bán hàng
3.3. Ví dụ về KPI nguồn nhân lực
- Tỷ lệ chuyển đổi tuyển dụng
- Chi phí cho mỗi lần thuê
- Chi phí đào tạo
- Định lượng chuyển nhân viên
- Giờ tăng ca
- Thời gian lưu trú trung bình
3.4. Ví dụ về KPI quản lý
- Chi phí thu hút khách hàng
- Tỷ lệ chi phí hoạt động
- Tỷ suất lợi nhuận ròng
- Lợi nhuận trên vốn chủ sở hữu
- Tỷ số P / E
4. Sự khác biệt giữa KPI và Metrics
Mọi người thường bắt gặp các phép đo định lượng khác nhau trong khi làm việc. Điều này dẫn đến một sự nhầm lẫn phổ biến: tất cả các số liệu metrics có phải là KPI không?
Bất kỳ thuật ngữ định lượng nào đo lường các đặc điểm hoặc thành phần của tổ chức đều là metrics. Lượng khách đến cửa hàng hàng ngày, số lượng khách truy cập trang web mỗi tháng và tỷ lệ nhấp (CTR) trung bình là một số metrics thường được sử dụng. Tuy nhiên, chúng sẽ không được gọi là các KPI trừ khi được gắn với một mục tiêu.
Chẳng hạn, thông thường số lượng người theo dõi trang Facebook của một doanh nghiệp không xác định yếu tố chính về nó và chỉ là một metric. Tuy nhiên, khi một tổ chức đặt mục tiêu tăng phạm vi tiếp cận trên Facebook, số liệu tương tự là KPI. Vì vậy, tất cả các KPI đều là metrics nhưng không phải tất cả metrics đều là KPI.
Tuy nhiên, cần phải nhớ rằng điều này không làm giảm nhu cầu theo dõi các số liệu kinh doanh. Ngay cả khi không trực tiếp đo lường sự tăng trưởng của một tổ chức, những chỉ số này vẫn đóng một vai trò quan trọng trong việc đánh giá.
5. Các loại chỉ số KPI
KPI được chia thành hai loại dựa trên bản chất của chúng:
- Định lượng: Các chỉ số hiệu suất chính định lượng chỉ được đo lường bằng các con số là số nguyên hoặc số thập phân. Chúng được phân loại thành hai nhóm:
- Rời rạc: Các chỉ số này chỉ lấy giá trị số nguyên, ví dụ: số lượng khiếu nại, số giờ làm thêm, v.v.
- Liên tục: Chúng cũng chấp nhận các giá trị thập phân; ví dụ: tỷ lệ phần trăm lợi nhuận ròng và chi phí mua lại khách hàng ròng.
- Định tính: KPI định tính theo dõi hiệu quả của một quy trình hoặc quyết định kinh doanh. Mặc dù được đếm số lượng (như tất cả các KPI) nhưng chúng thể hiện quan điểm và đặc điểm chứ không hoàn toàn là số. Chẳng hạn, sự hài lòng của khách hàng là một KPI định tính.
Một cách khác để phân loại KPI là dựa trên điểm của quy trình kinh doanh nơi chúng được ghi lại.
- KPI đầu vào: Chúng đo lường đầu vào hoặc nguồn lực đưa vào quy trình kinh doanh, ví dụ: đầu tư tài chính, thời gian của nhân viên, v.v. KPI đầu vào theo dõi các nguồn lực được sử dụng trong quá trình làm việc.
- KPI quy trình: Chúng được đo lường trong quá trình kinh doanh. KPI của quy trình giúp hiểu được hiệu quả của nó và thực hiện các thay đổi cần thiết.
- KPI đầu ra: Được đo lường vào cuối quy trình kinh doanh, KPI đầu ra xác định hiệu quả của nó. Các ví dụ bao gồm lợi nhuận, số lượng khách hàng thu hút được hàng tháng, v.v.
6. Làm cách nào để đặt KPI?
Thông thường, các tổ chức chạy theo xu hướng của ngành và đặt ra những KPI sai lệch. Mặc dù việc đặt ra những KPI theo đúng ngành là bắt buộc, nhưng cũng phải nhớ rằng các chỉ số hiệu suất chính chỉ có hiệu quả riêng biệt đối với các cá nhân và tổ chức mà chúng được thiết lập. Do đó, lãnh đạo và các quản lý cần đặt ra những KPI phù hợp với tình hình doanh nghiệp của mình.
Dưới đây là các cách để đặt KPI hiệu quả:
- Hiểu mục đích và mục tiêu của tổ chức: Cá nhân không thể làm việc cho một doanh nghiệp trước khi biết họ biết họ đang làm cho ai và làm ở lĩnh vực gì. Do đó, các nhà quản lý và giám đốc điều hành cần hiểu lý tưởng, mục tiêu cuối cùng và tầm nhìn dài hạn của tổ chức trước khi đặt KPI.
- Xem xét tình trạng kinh doanh: Để hướng tới một tầm nhìn, các nhà quản lý cần phân tích tình hình hiện tại của công ty. Trước tiên, một tổ chức phải đánh giá tình trạng hiện tại và sau đó hướng tới việc đáp ứng các yêu cầu ngắn hạn và dài hạn của mình.
- Đặt ra các KRA và KPA ngay lập tức: KRA (Key Result Areas – Khu vực kết quả chủ yếu) và KPA (Key Performance Areas – Lĩnh vực hoạt động chính) là những lĩnh vực chiến lược mà doanh nghiệp phải thực hiện để đạt được các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của họ.
Trong khi KPA đưa ra những mục tiêu rộng hơn, KRA mô tả chính xác các nhiệm vụ quan trọng nhất liên quan đến công việc. Vì vậy, khi đã biết tình trạng hiện tại của tổ chức, các nhà lãnh đạo phải liệt kê KRA và KPA của họ. Họ phải nhớ rằng những điều này phải phù hợp với các mục tiêu dài hạn của công ty.
- Liệt kê các KPI phù hợp: Các nhà điều hành, quản lý và lãnh đạo phải quyết định các chỉ số hiệu suất chính phù hợp với tầm nhìn, KRA và KPA của tổ chức của họ. Những chỉ số này đồng thời cũng phải phù hợp với ngành và tình hình kinh doanh thời điểm hiện tại. Hơn nữa, mỗi bộ phận và cá nhân nên có KPI gắn liền với dòng thời gian.
- Viết ra các KPI: Các chỉ số KPI cần được liệt kê một cách rõ ràng để tất cả những người liên quan đều có thể hiểu được. Đồng thời, những KPI này cần được trình bày ở dạng văn bản rõ ràng và có thẩm quyền.
- Trao đổi với các đối tượng liên quan: Sau khi các KPI được hoàn thiện và liệt kê, chúng cần được truyền đạt tới tất cả các bên liên quan, có thể là sếp, đồng nghiệp hoặc cấp dưới. Việc làm này giúp tăng trách nhiệm giải trình và giảm khả năng mắc lỗi.
7. Đo lường và Đánh giá KPI
Khi các chỉ số hiệu suất chính được liệt kê và chỉ định cho tất cả, các tổ chức phải bắt đầu lập kế hoạch cho các quy trình kinh doanh của mình và làm việc để đạt được KPI đã đề ra. Tuy nhiên, chỉ làm việc thôi là chưa đủ. Các KPI này cần được đo lường và đánh giá thường xuyên để đánh giá hiệu quả của kế hoạch kinh doanh.
Bất kỳ sai lệch nào so với chỉ số KPI đề ra đều cần phải hành động ngay lập tức. Các nhà lãnh đạo cần đánh giá mức độ thiệt hại và phải giải quyết vấn đề một cách linh hoạt như việc thay đổi chiến lược, điều chỉnh nhân sự, phân bổ lại dòng tiền,…
Hơn nữa, KPI có thể mất đi tính liên quan theo thời gian. Vì vậy, chúng phải được xem xét và đổi mới thường xuyên. Các quản lý cần phải chú ý rằng mục tiêu của họ là hoàn thành tầm nhìn của tổ chức; các chỉ số hiệu suất chính chỉ là những chỉ số đo lường hỗ trợ quá trình.
Tìm hiểu thêm các bài viết của WeWin Media:
