Trước khi triển khai 1 kế hoạch tổ chức event, chúng ta đều phải chuẩn bị và sắp xếp kỹ càng và chi tiết từng bước để tránh những rủi ro ngoài ý muốn. Vậy quy trình tổ chức sự kiện cụ thể gồm những gì? Quản lý rủi ro sao cho hiệu quả? Tất cả sẽ có câu trả lời ngay trong bài viết này.
1. Mục đích của tổ chức sự kiện là gì?
Sự kiện có rất nhiều loại bởi vì nó có thể phục vụ nhiều mục đích khác nhau. Mục đích đóng vai trò rất quan trọng trong quy trình tổ chức 1 sự kiện, bạn phải nắm chắc được mục đích của mình là gì thì mới có thể phân loại, triển khai đúng hướng và thu lại kết quả như mong đợi.
Cụ thể, việc tổ chức sự kiện có thể nhằm các mục đích như:
- Quảng bá thương hiệu, sản phẩm/ dịch vụ mới
Ngày nay, mọi doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đều sử dụng sự kiện với mục đích này. Bởi nó hoàn toàn hiệu quả, nhanh chóng, ngoài việc giúp thu hút khách hàng và làm cho họ tiếp xúc trực tiếp với thương hiệu, sự kiện còn có thể thu hút báo chí, giới truyền thông đăng bài về mình.
- Bán hàng
Đây là mục đích được rất nhiều công ty nhắm đến cho các sự kiện. Bạn có thể nghĩ nếu như chỉ để bán hàng mà tổ chức cả 1 sự kiện thì quá lãng phí, tuy nhiên điều này là hoàn toàn sai. Bởi con số doanh thu từ các sự kiện bán hàng có đầu tư và tìm hiểu kỹ là vô cùng lớn. Khách hàng hiện nay rất thông minh và họ sẽ chẳng quan tâm bạn nói gì trên các tin quảng cáo vì họ biết bạn đang “nói quá”. Nhưng khi họ nghe từ các sự kiện được đầu tư tổ chức kỹ càng, có minh chứng hẳn hoi, họ sẽ tin và mua hàng chẳng cần suy nghĩ nhiều.
- Xây dựng và phát triển hình ảnh thương hiệu
Cách duy nhất để khách hàng cảm nhận được sự thân thiện trong thương hiệu của bạn đó chính là hãy để thương hiệu tiếp xúc trực tiếp với họ càng nhiều càng tốt. Trong quy trình tổ chức một sự kiện, khách hàng sẽ được trải nghiệm tiếp xúc với thương hiệu trực tiếp và có cả sự tư vấn của những nhân viên tại sự kiện diễn ra.
- Xử lý khủng hoảng
Sự kiện không chỉ để ra mắt sản phẩm, quảng bá, xây dựng thương hiệu, mà còn để giải quyết các vấn đề truyền thông. Khi một cuộc khủng hoảng truyền thông xảy ra, các doanh nghiệp không chỉ ra thông cáo báo chí đính chính và giải quyết vấn đề mà còn phải có họp báo đưa ra phát ngôn chính thức cho sự việc trên.
2. Quy trình tổ chức sự kiện
2.1. Giai đoạn trước sự kiện
Trong quy trình tổ chức event, giai đoạn trước sự kiện là quan trọng nhất. Bởi khâu chuẩn bị và lên kế hoạch chu đáo thì sự kiện mới có thể diễn ra một cách suôn sẻ được.
Tại giai đoạn này, đầu tiên phải hiểu rõ được các thông tin cơ bản như: thương hiệu khách hàng là ai? Họ có cá tính thương hiệu như thế nào? Phong cách sản phẩm/ dịch vụ của họ ra sao? Đối tượng mục tiêu của họ là ai? Sau đó tìm kiếm được insight khách hàng mới có thể lên kế hoạch sự kiện chi tiết được.
Sau khi trả lời các câu hỏi trên, tiếp theo là đến bước xem xét và lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Mục tiêu của sự kiện này là gì? Khách hàng cụ thể là ai (khách hàng của sự kiện sẽ nhỏ và cụ thể hơn so với khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp)? Mục tiêu? Ngân sách? Phần này cần nghiên cứu kỹ mới có thể nắm được tinh thần của sự kiện. Sau đó mới đến lập kế hoạch và chuẩn bị nhân lực, thiết bị hỗ trợ,…
2.2. Giai đoạn trong sự kiện
Sau khi thực hiện kỹ các nội dung trên theo quy trình tổ chức sự kiện, thì chúng ta đã sẵn sàng để khai mạc sự kiện cũng như thực hiện việc quản lý và điều phối sự kiện.
Trong khi diễn ra sự kiện, cần đảm bảo các thiết bị ổn định, thức ăn đầy đủ đến dư, các hoạt động đúng tinh thần của event được tổ chức và khi có sự cố phải kịp thời khắc phục bằng cách nhanh nhất có thể để không phải có người ra về giữa chừng.
Cần có các phương án dự phòng trước cho các vấn đề rủi ro có thể xảy ra. Ví dụ như trong quy trình tổ chức sự kiện ngoài trời với quy mô lớn như show ca nhạc, cần có đội cứu hoả và xe cấp cứu đậu sẵn tại khu vực diễn ra sự kiện để đề phòng và xử lý các rủi ro kịp thời.
2.3. Giai đoạn sau sự kiện
Có rất nhiều người nghĩ sau khi sự kiện kết thúc thì hợp đồng tổ chức sự kiện cho khách hàng sẽ xong. Tuy nhiên, đơn vị tổ chức sự kiện cần nghiệm thu lại xem có đạt chỉ tiêu đề ra hay không, khách được mời có đến đủ không, đồng thời thực hiện việc quảng bá các hình ảnh trong sự kiện lên các phương tiện truyền thông.
Đặc biệt cần tính tổng lại chi phí tổ chức sự kiện đó và hỗ trợ chăm sóc khách hàng khi có khiếu nại không hài lòng.
3. Quản trị rủi ro trong quy trình tổ chức sự kiện
- Địa điểm tổ chức
Đối với quy trình tổ chức sự kiện ngoài trời, cần chuẩn bị các đồ vật như dù, áo mưa, nón, hoặc bạt quay che chắn cho người tham dự nếu như có các tác động từ thời tiết xấu.
Đối với quy trình tổ chức sự kiện của công ty cần chọn địa điểm tại các khách sạn, nên đến nơi và tham quan ước lượng sức chứa. Sức chứa tại địa điểm tổ chức sự kiện phải dư mới có thể đem lại cảm giác thoải mái cho người đến dự và cũng dễ dàng hơn trong việc sắp xếp vị trí ngồi.
- Điều kiện thời tiết
Thời tiết cũng là một lý do lớn ảnh hưởng đến quy trình tổ chức 1 sự kiện rất nhiều, bởi nếu thời tiết xấu thì các sự kiện ngoài trời sẽ không thể diễn ra. Và các sự kiện trong nhà cũng sẽ bị ảnh hưởng làm giảm số lượng người đến tham dự rất nhiều.
Vì thế trong quy trình tổ chức sự kiện cần kiểm tra kỹ về dự đoán điều kiện thời tiết, nếu như gần đến ngày diễn ra mà thời tiết đang xấu có thể cân nhắc dời lịch sự kiện để chuẩn bị chu đáo hơn.
- Khâu chuẩn bị, setup trước sự kiện
Tại các địa điểm tổ chức event đều cho khách hàng 1 khoảng thời gian để đến set sân khấu, trang trí sảnh sự kiện, … Tuy nhiên vì những địa điểm này còn dành thời gian để kinh doanh cho thuê các sự kiện khác nữa vì thế nên khoảng thời gian set có thể rất ít ỏi.
Vậy làm thế nào để set up kịp trong khoảng thời gian như thế? Câu trả lời đó chính là chuẩn bị sẵn trước mọi thứ có thể và chỉ dành thời gian cho những việc không thể làm trước mà thôi. Đừng để lên đến địa điểm mới bắt đầu đi mua đồ decor, set up, rất mất thời gian.
- Hệ thống âm thanh ánh sáng
Âm thanh và ánh sáng là 2 thứ chắc chắn không được để bị trục trặc trong quá trình diễn ra sự kiện. Làm sao có thể thành công và suôn sẻ khi ánh sáng chập chờn, âm thanh nhỏ, rè, tạp âm?
Vì thế mà dàn âm thanh ánh sáng luôn phải được kiểm tra kỹ càng, nên có cả dàn âm thanh dự phòng nếu trục trặc, và có các vật dụng sửa đèn hỏng nhanh chóng để không bị gián đoạn chương trình.
- Timeline chương trình
Tiến độ công việc không như ý muốn, thời gian chuẩn bị quá gấp hay celeb đến trễ luôn là vấn đề mà các sự kiện thường gặp phải.
Bởi lẽ đó mà trong quy trình tổ chức sự kiện phải có phương án dự phòng, nếu như celeb đến trễ sẽ có tiết mục gì để phục vụ khán giả? Nếu như chuẩn bị không kịp cho tiết mục tiếp theo thì MC sẽ dẫn dắt đến tiết mục gì? Hay tổ chức một trò chơi giao lưu nhỏ nào?
- Làm việc và thống nhất trước với nhân sự: Ban quản lý, Cộng tác viên, Outsource
Để giảm thiểu những rủi ro không đáng có này, doanh nghiệp có thể sử dụng một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm xử lý tình huống bà có năng lực thực thi đúng quy trình tổ chức sự kiện một cách nhanh chóng. WeWin mong muốn trở thành sự lựa chọn hàng đầu của Quý doanh nghiệp về tổ chức sự kiện và quảng cáo ngoài trời.
Tìm hiểu thêm:
