Biểu đồ Pareto: Định nghĩa, cách sử dụng và ví dụ

Biểu đồ Pareto rất hữu ích cho việc đưa ra quyết định trong doanh nghiệp vì nó cho phép bạn tìm ra các bước quan trọng cần thực hiện để đạt được kết quả mong muốn. Theo dõi bài viết để cùng WeWin tìm hiểu chi tiết hơn về biểu đồ Pareto nhé!

1. Biểu đồ Pareto là gì?

Biểu đồ Pareto là một dạng biểu đồ cho phép bạn phân loại thông tin bằng đồ họa từ mức độ liên quan nhiều nhất đến ít nhất. Nhờ đó bạn có thể nhận ra những vấn đề quan trọng nhất mà doanh nghiệp nên tập trung vào và giải quyết.

Phương pháp này dựa trên nguyên tắc Pareto, thường được gọi là quy tắc 80/20, phát triển mối quan hệ tương ứng giữa các nhóm 80-20. Trong đó 80% kết quả là do 20% nguyên nhân.

Còn được gọi là đường cong phân phối ABC, biểu đồ Pareto phân loại các khía cạnh liên quan đến một vấn đề và sắp xếp chúng theo tần suất cao nhất đến thấp nhất. Nhờ đó, người xem dễ hình dung rõ ràng nguyên nhân của những vấn đề còn đang tồn tại, ảnh hưởng xấu đến hoạt động kinh doanh.

Nhiều doanh nghiệp cho rằng tăng lợi nhuận đồng nghĩa với việc tăng thêm sự đa dạng cho sản phẩm. Tuy nhiên, điều này không hoàn toàn đúng.  Đôi khi, chính những sản phẩm cũ chưa được nghiên cứu kỹ trước khi phát triển, làm ảnh hưởng tới cái nhìn của khách hàng về thương hiệu, dẫn tới giảm số bán của nhiều sản phẩm khác. Cải thiện những vấn đề này cũng là một phương pháp hiệu quả để tăng trưởng doanh thu

Vì vậy, chức năng của biểu đồ Pareto là giúp các doanh nghiệp có thể nhận ra đâu là nhu cầu quan trọng nhất mà họ nên hướng nỗ lực của mình vào để không lãng phí nguồn lực vào các vấn đề không liên quan. Điều đó cũng cho thấy tầm quan trọng của việc luôn tiến hành phân tích dữ liệu khi bắt đầu một chiến dịch

2. Đặc trưng của biểu đồ Pareto 

Biểu đồ Pareto là một kỹ thuật tính toán đơn giản. Nó giúp xác định các nguyên nhân hoặc vấn đề quan trọng nhất gây ra ảnh hưởng cho doanh nghiệp, cho phép nỗ lực giải quyết vấn đề đúng mục tiêu hơn. Sau đây là những đặc điểm quan trọng nhất của biểu đồ Pareto:

• Biểu đồ thanh dọc

Nó đại diện cho các loại hoặc các yếu tố khác nhau. Chiều cao của mỗi thanh biểu thị tần suất, cường độ hoặc mức độ liên quan của danh mục được biểu thị.

• Biểu đồ sắp xếp thứ tự giảm dần

Các thanh được sắp xếp theo thứ tự giảm dần từ trái sang phải, với yếu tố quan trọng nhất ở bên trái. Điều này cho phép bạn nhanh chóng khám phá các yếu tố quan trọng nhất góp phần vào một vấn đề hay một hoàn cảnh mà doanh nghiệp đang gặp phải

• Biểu đồ đường

Một biểu đồ đường được chồng lên trên biểu đồ thanh để minh họa tỷ lệ phần trăm tích lũy của từ từng yếu tố vào mục tiêu tổng thể. Nó bắt đầu ở bên trái và tăng dần về bên phải, thường là một đường cong.

• Nhãn trục

Trục dọc bên trái biểu thị tần suất hoặc cường độ của từng yếu tố, trong khi trục ngang ở dưới cùng biểu thị chính các yếu tố đó

• Nhãn danh mục

Mỗi thanh trên biểu đồ được gắn nhãn để chỉ ra những yếu tố liên quan. Những nhãn này giúp hiểu được các khía cạnh cụ thể đang được xem xét tác động đến doanh nghiệp

• Chia tỷ lệ

Biểu đồ Pareto nhấn mạnh khái niệm “80/20”, cho thấy đâu là yếu tố tác động mạnh, đâu là yếu tố tác động yếu. Mặc dù tất cả đều ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, tuy nhiên cần có sự phân bổ nguồn lực hợp lý, phù hợp với mức độ ảnh hưởng của các yếu tố. Biểu đồ Pareto giúp ưu tiên các nguồn lực và chú ý đến các yếu tố quan trọng nhất cần cải thiện.

• Phân tích và ra quyết định

Biểu đồ giúp đưa ra quyết định có tính ứng dụng vào thực tế dễ dàng hơn bằng cách thể hiện trực quan mức độ quan trọng của các yếu tố khác nhau. Nó cho phép bạn tìm ra những nguyên nhân chính gây ảnh hưởng và đưa ra cách giải quyết để đạt được kết quả mong muốn.

3. Ưu điểm của biểu đồ Pareto

Biểu đồ Pareto cho phép bạn xác định các ưu tiên và tập trung vào việc tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ để giải quyết vấn đề một cách hiệu quả. Bằng cách sử dụng công cụ này, bạn có thể đưa ra các quyết định một cách khách quan mang lại nhiều lợi ích hơn cho tổ chức của mình. Những ưu điểm của việc sử dụng biểu đồ Pareto để ra quyết định:

• Xác định các vấn đề chính: Biểu đồ Pareto cho phép phép bạn nhanh chóng xác định các vấn đề chính ảnh hưởng đến quy trình, sản phẩm hoặc dịch vụ. Bằng cách này, các nỗ lực cải tiến có thể được tập trung vào các vấn đề quan trọng nhất và thu được kết quả đáng kể một cách nhanh chóng.

• Ưu tiên các nỗ lực cải tiến: Biểu đồ Pareto hỗ trợ ưu tiên các nỗ lực cải thiện vấn đề bằng cách làm nổi bật các vấn đề chính. Nguồn lực có thể được phân bổ hiệu quả hơn nhằm loại bỏ các vấn đề ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc hoặc sự hài lòng của khách hàng.
• Mô phỏng trực quan: Biểu đồ Pareto cung cấp một cái nhìn trực quan về tầm quan trọng của từng nhân tố liên quan. Điều này giúp hiểu rõ hơn bản chất của vấn đề và điều chỉnh hiệu suất tổng thể
• Giao tiếp hiệu quả: Biểu đồ Pareto là một công cụ giao tiếp hiệu quả có thể giúp thu hút các bên liên quan và thúc đẩy sự hợp tác trong quá trình cải tiến 
• Tiết kiệm thời gian và nguồn lực: Biểu đồ Pareto có thể giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực bằng cách ưu tiên các nỗ lực cải tiến và tập trung nguồn lực vào những lĩnh vực quan trọng nhất.

4. Biểu đồ Pareto được sử dụng để làm gì?

Biểu đồ Pareto mang lại rất nhiều ưu điểm cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vậy cụ thể, biểu đồ Pareto có thể được sử dụng để làm gì? Bạn có thể sử dụng biểu đồ Pareto để:

• Phân tích các sản phẩm và dịch vụ khác nhau mà doanh nghiệp cung cấp và cải thiện chất lượng của chúng.
• Kiểm soát việc sản xuất sản phẩm theo đúng thời gian và khối lượng.
• Xác định sản phẩm nào tạo ra doanh thu cao nhất và sản phẩm nào tồn kho lâu nhất
• Nhận ra các cơ hội để cải thiện hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp
• Xác định lý do tại sao một số vấn đề xảy ra và ưu tiên các giải pháp.

5. Công dụng của biểu đồ Pareto trong doanh nghiệp

Biểu đồ Pareto có thể được áp dụng trong mọi lĩnh vực của một doanh nghiệp. Một số công dụng chính như:

• Kiểm soát hàng tồn kho: Hệ thống kiểm soát hàng tồn kho ABC dựa trên nguyên tắc Pareto, xem xét rằng 20% ​​mặt hàng trong kho tạo ra 80% chuyển động của hàng tồn kho, vì vậy đây là những sản phẩm cần được đẩy mạnh nhất
• Doanh số bán hàng: 80% doanh số đến từ 20% sản phẩm và 20% khách hàng trung thành nhất là những người tạo ra 80% tổng lợi nhuận, từ đó có thể phát triển thêm các chiến lược kinh doanh và chiến dịch Marketing hiệu quả
• Dịch vụ khách hàng: Người ta cho rằng 20% ​​lỗi sản phẩm mang tới 80% khiếu nại của khách hàng, vì vậy doanh nghiệp cần ưu tiên nguồn lực nhằm giảm thiểu lỗi

• Kiểm soát sản xuất: Sử dụng biểu đồ Pareto giúp nghiên cứu 20% lỗi trong quá trình sản xuất tạo ra 80% hậu quả ảnh hưởng tiêu cực đến toàn bộ quy trình sản xuất, giúp đưa ra biện pháp khắc phục hiệu quả
• Nguồn nhân lực: Trong lĩnh vực phát triển bộ máy nhân sự, quy tắc 80/20 có thể được áp dụng để xác định các vấn đề liên quan tới giờ làm việc, vì 80% số giờ nghỉ của nhân viên chủ yếu là do 20% cộng tác viên.

6. Làm thế nào để tạo một biểu đồ Pareto?

Để tạo biểu đồ Pareto, bạn có thể tham khảo các bước dưới đây:

1. Xác định vấn đề: Xác định rõ ràng và ưu tiên vấn đề bạn muốn nghiên cứu. Lựa chọn những yếu tố mà sẽ có sự ảnh hưởng tới vấn đề nghiên cứu để phân tích sâu hơn
2. Thu thập dữ liệu: Thu thập dữ liệu liên quan cho từng danh mục hoặc yếu tố. Điều này có thể ở dạng số lượng, tần suất hoặc cường độ. Đảm bảo rằng dữ liệu là chính xác, đầy đủ và vẫn còn hiệu lực
3. Sắp xếp dữ liệu: Sắp xếp các danh mục hoặc thành phần theo thứ tự giảm dần dựa trên đóng góp của chúng cho vấn đề
4. Tính tỷ lệ phần trăm tích lũy: Với những dữ liệu thu thập được, bạn có thể tính phần trăm tích lũy của từng yếu tố tham gia vào mô hình nghiên cứu. Điều này giúp phản ánh mỗi yếu tố đóng góp bao nhiêu cho vấn đề chung của doanh nghiệp
5. Tạo biểu đồ: Tạo biểu đồ thanh dọc với các danh mục trên trục hoành và tần số hoặc cường độ trên trục tung bằng công cụ trực quan hóa dữ liệu. Đảm bảo các thanh được đặt t và chia tỷ lệ chính xác
6. Minh họa phần trăm tích lũy trên biểu đồ: Thêm một biểu đồ đường để minh họa tỷ lệ phần trăm tích lũy. Đường này bắt đầu ở phía bên trái của biểu đồ và tăng/giảm dần về phía bên phải, thể hiện tổng đóng góp của mỗi nhóm yếu tố
7. Gắn nhãn các trục của biểu đồ: Đặt nhãn rõ ràng cho các trục dọc và ngang, chỉ định đơn vị đo lường và các danh mục được biểu thị.
8. Tiêu đề: Thêm tiêu đề vào biểu đồ để thể hiện mục tiêu hoặc vấn đề đang được nghiên cứu. Phụ lục có thể tùy chọn được đưa vào để cung cấp thêm ngữ cảnh hoặc thông tin
9. Diễn giải và phân tích: Phân tích biểu đồ Pareto để xác định “một vài yếu tố quan trọng” đóng góp nhiều nhất cho vấn đề nghiên cứu. Tập trung vào việc giải quyết các biến số này để tạo ra những ảnh hưởng tích cực nhất cho tình hình kinh doanh

7. Ví dụ biểu đồ Pareto

Một doanh nghiệp chuyên bán các loại bột mì khác nhau. Doanh số bán hàng của từng loại được thể hiện ở bảng dưới đây:

Toàn bộ số tiền đã bán là $160,651,000. Mỗi sản phẩm đóng góp vào tổng doanh thu theo như bảng dưới đây:

Sau đó, sắp xếp thứ tự từ cao nhất đến thấp nhất và thêm phần trăm tần suất tích lũy.

Cuối cùng, bạn cần thể hiện mức độ đóng góp của các yếu tố lên trên biểu đồ. Theo dõi biểu đồ bên dưới để hiểu chi tiết hơn:

Với kết quả này, có thể kết luận rằng quyết định tốt nhất là tiếp tục sử dụng các dòng sản phẩm Blue Sphere, Hercules và The King vì chúng đóng góp hơn 80% doanh số bán hàng, trong khi các thương hiệu khác chỉ mang lại 20% trong tổng doanh số bán hàng

Biểu đồ Pareto đặc biệt có lợi cho việc ra quyết định và phát triển các chiến lược kinh doanh giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu chính của mình.Để có được kết quả chính xác, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng dữ liệu được thu thập là chính xác, đầy đủ và có liên quan. Biểu đồ Pareto là một công cụ hữu ích có thể giúp việc thu thập và nghiên cứu dữ liệu tốt hơn, hiệu quả hơn.

Tìm hiểu thêm:

• 9 xu hướng CRM nổi bật trong năm 2023
• Ứng dụng của IoT (Internet of Things) trong Marketing
• Sáng tạo thông điệp thương hiệu cho doanh nghiệp B2B
• Đối thủ cạnh tranh Trực tiếp và Gián tiếp: Làm thế nào để xác định?
• Chiến lược đại dương đỏ là gì? Phân biệt Blue Ocean và Red Ocean Strategy