11 điều giúp cải thiện kỹ năng giao tiếp của bạn

Kỹ năng giao tiếp là một trong những yếu tố cơ bản và cần thiết để thành công trong công việc và cuộc sống. Vậy làm thế nào để giao tiếp hiệu quả? Dưới đây là 11 điều giúp bạn cải thiện được kỹ năng giao tiếp của bản thân. 

1. Kỹ năng giao tiếp là gì?

Giao tiếp là kỹ năng cho phép con người thấu hiểu lẫn nhau, bao gồm khả năng truyền đạt thông điệp, lắng nghe, tiếp nhận và phản hồi lại giữa các chủ thể giao tiếp (người nói) và đối tượng giao tiếp (người nghe) nhằm đạt được một mục đích nhất định. 

Kỹ năng giao tiếp còn bao gồm những quy tắc, cách ứng xử, đối đáp mà chúng ta tự trau dồi thông qua giao tiếp hàng ngày. Đây là kỹ năng cơ bản mà chúng ta cần không ngừng học hỏi và hoàn thiện để đạt hiệu quả cao trong công việc cũng như trong cuộc sống. 

2. Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp

Trong môi trường công sở, giao tiếp là kỹ năng vô cùng quan trọng đối với tất cả mọi người không kể bạn là cấp trên hay là một nhân viên bình thường. Việc ký kết hợp đồng thành công hay để lỡ một cơ hội làm ăn phụ thuộc khá lớn vào kỹ năng đàm phán của hai bên. Do vậy làm chủ được kỹ năng giao tiếp là điều rất cần thiết. 

Có được kỹ năng giao tiếp tốt, bạn có thể dễ dàng truyền đạt được những thông tin một cách suôn sẻ và đạt hiệu quả cao. Đối với những công việc đòi hỏi sự hợp tác và trao đổi giữa các thành viên, nếu không có kỹ năng giao tiếp khéo léo, bạn có thể truyền đạt sai thông điệp, ý tưởng dẫn tới hiệu suất công việc không được như ý muốn. 

Đối với những nhân sự ở cấp độ quản lý, bên cạnh kỹ năng lãnh đạo, việc giao tiếp tốt cũng là một chìa khóa giúp họ có thể dễ dàng kết nối với nhân viên của mình. Nhờ kỹ năng truyền đạt tốt, quản lý có thể dễ dàng giao nhiệm vụ hoặc đưa ra những sự hướng dẫn đúng đắn giúp tăng hiệu quả công việc và nhận được sự ủng hộ và hợp tác của nhân viên. 

3. 11 điều giúp cải thiện kỹ năng giao tiếp

Một môi trường cởi mở sẽ là điều kiện tốt để cải thiện kỹ năng giao tiếp, bạn cũng có thể áp dụng các mô hình khác nhau để trau dồi việc giao tiếp của bản thân. Dưới đây là 11 yếu tố cần có giúp bạn giao tiếp được hiệu quả:

• Tập trung lắng nghe

Yếu tố quan trọng trong nhất trong giao tiếp là lắng nghe một cách chủ động, bao gồm những việc như diễn đạt lại, đặt câu hỏi và tương tác với người nói. Khi lắng nghe một cách chủ động, bạn nên tập trung vào việc phản hồi các ý kiến, đưa ra nhận xét, chuẩn bị các câu hỏi phản biện và đặc biệt cần tránh sự phân tâm của điện thoại thông minh và mạng xã hội. 

Bên cạnh đó, lắng nghe một cách chủ động còn là việc chú ý đến ngữ điệu của giọng nói, ngôn ngữ cơ thể và biểu hiện trên khuôn mặt của người nói thay vì chỉ tập trung vào những gì mà nói đang nói. Với cách này, bạn sẽ thấu hiểu rõ những điều người nói muốn truyền tải cùng thái độ và cảm xúc của họ về vấn đề đó. 

• Thái độ thân thiện

Biểu hiện cụ thể của sự thân thiện chính là lòng tốt và sự chân thành, chính điều này là tiền đề để tạo nên sự hiểu biết và tin cậy trong giao tiếp hiệu quả. Khi bạn giao tiếp với suy nghĩ cơ mở và thái độ thân thiện, khoảng cách giữa hai người sẽ dần thu hẹp lại và có sự thân thiết trong cuộc nói chuyện.

Một cử chỉ nhỏ như khen ngợi, mỉm cười, hỏi han ân cần sẽ giúp bạn thiết lập được mối quan hệ hiệu quả với mọi người. Bạn có thể thể hiện thái độ thân thiện của mình bằng cách ghi nhớ những chi tiết nhỏ về cuộc sống của bạn bè, đồng nghiệp như ngày sinh nhật, thói quen thường ngày hay sở thích của họ. 

• Tương tác hiệu quả

Tương tác là một phần không thể thiếu trong giao tiếp. Bạn có thể tìm thấy rất nhiều cách để con người tương tác với nhau như gặp mặt trực tiếp, nhắn tin, trao đổi qua điện thoại, thư tín hoặc email. Để giao tiếp thành công, bạn cần xác định rõ đối tượng mình đang tương tác cùng là ai và sử dụng đúng phương tiện phù hợp để trao đổi. 

Ví dụ: nếu bạn đang trao đổi cùng với những đối tác tiềm năng, đừng ngần ngại gọi điện hoặc gửi cho họ một chiếc email trang trọng về lời mời hợp tác. Đây là cách để bày tỏ sự thân thiện cũng như thể hiện sự thiện chí của bạn trong công việc. 

• Sử dụng ngôn ngữ cơ thể

Ngôn ngữ cơ thể bao gồm tương tác bằng mắt, biểu hiện trên gương mặt và cử chỉ, hành động. Bạn nên chú ý tới cả lời nói cũng như ngôn ngữ cơ thể của người nói để hiểu rõ những điều mà họ đang truyền tải. Ngoài ra, bạn cũng nên chú ý đến cách thể hiện ngôn ngữ cơ thể của chính mình khi nói chuyện để giao tiếp được hiệu quả hơn.

• Sự tự tin

Khi bạn trình bày một ý tưởng hay thuyết trình trước đám đông với sự tự tin, mọi người sẽ có được ấn tượng và chú ý tới bạn nhiều hơn. Yếu tố tự tin khi giao tiếp được thể hiện ở cách bạn trình bày một cách rành mạch, rõ ràng, các câu trả lời chính xác, đúng vấn đề và khi nói luôn mở rộng vai và ngồi trong tư thế thoải mái. 

Trong tuyển dụng, nhiều doanh nghiệp đề cao đánh giá sự tự tin của ứng viên trong vòng phỏng vấn, vì vậy, việc rèn luyện sự tự tin trong giao tiếp là rất cần thiết. 

• Sự đồng cảm

Sự đồng cảm có nghĩa rằng bạn không chỉ hiểu được cảm xúc của người nói mà còn cảm nhận được nỗi đau và những điều mà họ đã trải qua. Thái độ đồng cảm là cần thiết trong những cuộc nói chuyện trực tiếp, đặc biệt là trong việc làm việc nhóm bởi bạn sẽ có thể hiểu được cảm xúc của các thành viên và nhanh chóng phản hồi đúng cách. 

Ví dụ: nếu một người bạn của bạn đang có những biểu hiện của sự không hài lòng và tức giận, bạn nên giúp họ giải tỏa cảm xúc tiêu cực đó. Ngược lại, nếu một người bạn của bạn đang rất phấn khích với những ý tưởng của họ, đừng ngần ngại bày tỏ sự hứng thú và ủng hộ của mình. 

• Cởi mở trong suy nghĩ

Trong giao tiếp, bạn cũng nên cởi mở trong suy nghĩ của mình bằng cách chấp nhận, động viên và ủng hộ những ý kiến mà người nói đang đề cập tới, đồng thời sẵn sàng đưa ra những góp ý có tính chất xây dựng và đón nhận những phản hồi từ họ. 

Việc có cái nhìn mở sẽ giúp bạn dễ dàng đón nhận các ý tưởng mới, các giải pháp, chủ đề hay phản hồi nhiều chiều đặc biệt là trong công việc. Một mẹo rất hữu ích ở đây là bạn nên ghi chép lại những ý tưởng mới,  những feedback trong công việc để có thể sử dụng đến sau này. 

• Tôn trọng đối phương

Yếu tố quan trọng nhất của sự tôn trọng trong giao tiếp là biết được khi nào là thời điểm phù hợp để bắt đầu một cuộc trò chuyện và cách đáp lại các câu hỏi của đối phương. Tôn trọng người nói còn là thể hiện ở việc không chen ngang khi họ đang nói về một vấn đề nào đó, đặc biệt là trong khi làm việc nhóm. 

Tôn trọng đối phương trong giao tiếp còn có nghĩa là luôn phản hồi và trả lời những câu hỏi rõ ràng, đúng trọng tâm chủ đề và chú ý tới thời gian trình bày của mình. 

• Chia sẻ và phản hồi

Chia sẻ và phản hồi là một phần không thể thiếu trong giao tiếp. Những phản hồi, đánh giá sẽ giúp bạn hiểu rõ và tập trung vào điểm mạnh của bản thân, tránh những lỗi sai và xác định đúng đường đi cho mình. 

Nếu bạn nhận được những phản hồi tốt về ý tưởng của mình, hãy dành thời gian để suy nghĩ và phân tích thêm vì sao nó lại được đánh giá là tốt, liệu rằng bạn có thể rút ra được kinh nghiệm gì cho những ý tưởng sau không. 

• Sự rõ ràng trong giọng nói

Khi giao tiếp, hãy chắc chắn rằng mình đã nói đủ rõ ràng và đủ lớn để người khác có thể nghe thấy bạn. Trong khi nói, dựa vào môi trường xung quanh mà bạn có thể điều chỉnh giọng nói của mình sao cho phù hợp. Giọng của bạn không nên quá to bởi nó sẽ dễ bị hiểu lầm rằng bạn đang thiếu tôn trọng người đối diện. Bên cạnh đó, bạn cũng nên chú ý đến ngữ điệu của mình khi nói để truyền tải cảm xúc của mình sao cho phù hợp với hoàn cảnh. 

• Đáp lại nhiệt tình

Nếu bạn phải trả lời một email hoặc một cuộc gọi thì hãy nhanh chóng phản hồi lại ngay lập tức bởi điều đó thể hiện cho việc bạn là một người nhanh chóng và nhiệt tình trong công việc. Tuy nhiên cũng cần dựa vào hoàn cảnh để đưa ra phản hồi phù hợp. Nếu đó là những câu hỏi và yêu cầu phức tạp, bạn không nhất thiết phải đưa ra câu trả lời ngay lập tức, hãy nói với đối tác rằng bạn đã nhận được, hiểu rõ yêu cầu đó và sẽ phản hồi lại sau khi đã suy nghĩ kỹ càng. 

4. Kết

Giao tiếp là kỹ năng cơ bản và rất cần thiết không chỉ trong công việc mà còn trong đời sống của mỗi người. Để giao tiếp tốt và hiệu quả, ta nên học cách lắng nghe, điều chỉnh phong cách giao tiếp của bản thân và luôn có thái độ tích cực trong mọi việc. WeWin Media hi vọng bài viết trên 

Tìm hiểu thêm:

• Social Listening là gì? Những lợi ích tuyệt vời mà Social Listening mang lại
• 10 công cụ Social Listening các doanh nghiệp trên thế giới đang sử dụng
• 7 cách thức marketing quảng cáo hữu hiệu cho doanh nghiệp nhỏ
• 7 yếu tố tâm lý học xã hội được sử dụng hiệu quả trong Marketing
• Emotional Marketing – Thu hút khách hàng bằng yếu tố cảm xúc