Với xu hướng muốn gần gũi hơn với thiên nhiên thì event ngoài trời đang ngày càng được các nhà tổ chức sự kiện, khách hàng, doanh nghiệp ưa chuộng hơn. Vậy thì làm thế nào để có được một event ngoài trời thành công? Hãy tham khảo ngay các bước triển khai dưới đây nhé!
1. Tìm một địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời tuyệt vời
Địa điểm tổ chức là một yếu tố quan trọng của bất kỳ sự kiện ngoài trời nào, nó sẽ tạo ra sự khác biệt lớn trong công tác hậu cần so với các sự kiện trong nhà. Nếu bạn đã có kinh nghiệm tổ chức các sự kiện ngoài trời, điều này sẽ dễ dàng hơn, tuy nhiên, nếu chưa có kinh nghiệm, bạn sẽ cần sắp xếp và tổ chức một số công việc khác.
Hãy tận dụng cơ hội để tham quan địa điểm và bắt đầu tìm kiếm những thứ mà một không gian sự kiện có thể cần. Lưu ý các điểm đặc biệt mà bạn muốn làm nổi bật, chẳng hạn như hồ nước để làm phông nền hoặc cây để treo đèn.
Bạn cũng lưu ý về thời tiết và không gian tại các địa điểm. Liệu ở đó có gió không? Có phải nó ở một vùng trũng rất ẩm ướt không? Có rất nhiều côn trùng? Ghi chú lại bất cứ điều gì bạn nhận thấy trong chuyến tham quan của mình để có thể lên kế hoạch cho nó.
2. Thuê đội ngũ phục vụ ăn uống
Điều tiếp theo bạn cần làm đó là thuê một đội ngũ để phục vụ ăn uống cho tiệc ngoài trời. Hãy đưa ra yêu cầu về hậu cần phục vụ một sự kiện ngoài trời với nhà cung cấp của bạn và đảm bảo rằng họ có kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời.
Tùy thuộc vào địa điểm, họ có thể cần mang theo bếp riêng (như lò nướng), lều để tránh ánh nắng mặt trời và thiết bị đông lạnh để giữ cho thực phẩm mát và an toàn. Bạn nên lập kế hoạch cho những thiết bị nào sẽ do họ cung cấp và những gì người khác chịu trách nhiệm.
Nếu không thể sử dụng tủ lạnh nào, hãy chọn những thực phẩm đơn giản có thể để ở nhiệt độ thường trong suốt thời gian diễn ra sự kiện. Điều này cũng xảy ra tương tự đối với bếp và các nguồn nhiệt khác: Chuẩn bị trước các món ăn đơn giản hoặc chọn các món ăn ở nhiệt độ phòng có thể là lựa chọn tốt nhất.
3. Xin giấy phép phù hợp
Tùy thuộc vào địa điểm, các sự kiện ngoài trời có thể yêu cầu giấy phép của chính quyền địa phương hoặc thành phố để hoạt động hợp pháp. Chúng có thể bao gồm giấy phép phân vùng, giấy phép thực phẩm và đồ uống, và giấy phép tập hợp cho số lượng người tham gia thích hợp. Nghiên cứu các giấy phép cần thiết cho địa phương của bạn và cần chuẩn bị trước nhiều thời gian để được chấp thuận trước ngày trọng đại.
Hãy tin tưởng chúng tôi khi khuyên điều này bởi bạn sẽ không muốn phải yêu cầu những người tham dự về nhà nếu sự kiện của bạn bị buộc phải ngừng hoạt động.
4. Hiểu rõ các quy tắc
Cũng giống như giấy phép, các quy tắc khác đối với các sự kiện ngoài trời là cực kỳ quan trọng. Đây có thể không phải là phần thú vị nhất của quá trình, nhưng tìm hiểu về các quy định về tiếng ồn, các quy tắc về phòng chống cháy nổ và an toàn cũng như các hạn chế của địa phương đối với các sự kiện ngoài trời sẽ xác định bạn có thể làm gì và khi nào bạn có thể làm điều đó.
Nếu bạn đang lên kế hoạch cho bất cứ điều gì độc đáo như pháo hoa, động vật sống, tổ chức một buổi biểu diễn ánh sáng hoặc đốt lửa, hay mang theo thiết bị đặc biệt, bạn sẽ cần nói chuyện với sở cảnh sát địa phương và hội đồng thành phố để đảm bảo mọi thứ sẽ được cho phép.
5. Đảm bảo rằng những người tham dự sẽ cảm thấy thoải mái
Để đảm bảo những người tham dự có trải nghiệm tốt nhất, có một vài điều cần kiểm tra khi nói đến các sự kiện ngoài trời. Trước khi bắt đầu, hãy chuẩn bị sẵn sàng nhiệt độ cả ngày và đêm bằng cách chuẩn bị sẵn máy sưởi và quạt. Ngoài ra, hãy cân nhắc xem bạn có cần sử dụng không gian trong nhà để khách có thể giải nhiệt hoặc sưởi ấm trong điều kiện nhiệt độ khắc nghiệt hoặc trong trường hợp thời tiết khắc nghiệt hay không.
Bên cạnh đó hãy tính toán số lượng nhà vệ sinh bạn cần cho những người tham dự của bạn (và thêm một số nhà vệ sinh bổ sung để an toàn). Nếu bạn đang sử dụng nhà vệ sinh di động, hãy lên cân nhắc vị trí đặt chúng. Bạn nên để ở vị trí hợp lý, không quá xa sự kiện và khách tham dự dễ dàng nhìn thấy thông qua các bảng chỉ dẫn.
6. Nguồn cung cấp thiết bị phù hợp
Nhiều sự kiện ngoài trời đòi hỏi hàng ngàn thiết bị để hoạt động trơn tru. Như đã đề cập ở trên, nhà cung cấp dịch vụ ăn uống của bạn có thể cần thiết bị đặc biệt để sưởi ấm, làm mát, lưu trữ và phục vụ thức ăn. Bạn sẽ cần chỗ cho khách ngồi, cùng với mọi thứ để họ dùng bữa. Nếu sự kiện của bạn bao gồm khiêu vũ, thuyết trình hoặc âm nhạc, bạn sẽ cần thiết bị âm thanh/hình ảnh. Nhưng với những thách thức bổ sung của môi trường ngoài trời, bạn cũng có thể cần máy sưởi, quạt, sàn nhảy, điện, ánh sáng, lều,…
Mặc dù điều này có vẻ quá sức nhưng đừng lo lắng. Bạn không đơn độc trong quá trình này vì nếu bạn chọn những nhà cung cấp lớn có kinh nghiệm về các sự kiện ngoài trời, họ có thể hướng dẫn bạn và giải thích những thiết bị bạn cần cho mảnh ghép của họ. Hãy giữ một danh sách tập trung để bạn có thể xác định bất kỳ sự chồng chéo hoặc lỗ hổng nào trong thiết bị và tạo cho mình cơ hội thành công cao nhất.
7. Sử dụng các công cụ và công nghệ phù hợp
Một trong những bước quan trọng nhất trong việc học cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện ngoài trời là làm quen với các công cụ và công nghệ để giúp mọi thứ diễn ra suôn sẻ. Cho dù đó là chuyến tham quan ảo vào không gian để khiến người tham dự hào hứng với sự kiện, công cụ trả lời để giữ danh sách người tham dự được sắp xếp hay các giải pháp lập sơ đồ sự kiện để vạch ra toàn bộ sự việc trước khi diễn ra, mọi sự kiện đều cần các công cụ để tối đa hóa thành công.
Tuy nhiên, mọi sự kiện đều khác nhau, vì vậy đừng mong đợi một giải pháp phù hợp với tất cả. Bạn cần thực hiện nghiên cứu và cân nhắc những ưu và nhược điểm của tất cả các lựa chọn mà bạn nghĩ có thể hữu ích.
8. Suy nghĩ về khả năng tiếp cận
Khi lập kế hoạch, bạn hãy đưa ra các phương án dành cho những người có khiếm khuyết về thân thể. Bạn cần tính toán về lối đi, người trợ giúp, ánh sáng, biển báo,…Các điểm chạm cần được thiết kế để tạo điều kiện thuận lợi dành cho các đối tượng trên khi di chuyển.
9. Sắp xếp để setup và phân tích
Khá nhiều địa điểm ngoài trời mà bạn chọn sẽ yêu cầu bạn để không gian trong tình trạng như bạn đã tìm thấy. Điều này có nghĩa là bạn sẽ cần lên kế hoạch thiết lập (ai sẽ lo những gì?) Cũng như quy trình tháo dỡ và dọn dẹp trước thời hạn, đối với một số địa điểm, bạn thậm chí có thể phải dọn tất cả thùng rác, vì vậy hãy đảm bảo bạn hỏi trước về những thứ cần thiết.
10. Có một kế hoạch dự phòng
Các sự kiện ngoài trời có rất nhiều niềm vui, nhưng có một số điều có thể sai khi so sánh với các sự kiện trong nhà. Điều lớn nhất trong số này là thời tiết. Hãy lập kế hoạch cho những việc bạn sẽ làm nếu trời mưa, có tuyết, quá nóng hoặc quá lạnh để bạn biết mọi thứ sẽ thay đổi như thế nào và cần phải lập kế hoạch đặc biệt nào. Bạn có thể sắp xếp với nhà cung cấp thiết bị chỉ được sử dụng trong trường hợp thời tiết khắc nghiệt, chẳng hạn như ô, lều hoặc tấm che đồ đạc.
Bạn cũng nên dành thời gian để suy nghĩ về vấn đề nào khác có thể xảy ra vào ngày đặc biệt để có thể đưa ra kế hoạch dự phòng cho những vấn đề đó. Khi bạn đã biết rõ về mọi thứ có thể xảy ra sai sót, bạn sẽ ở một vị trí tốt hơn nhiều để mọi thứ diễn ra suôn sẻ và có một sự kiện tuyệt vời!
Trên đây chính là 10 bước để giúp bạn có được một sự kiện ngoài trời hoàn hảo, hãy ghi nhớ và áp dụng chúng vào thực tiễn để có được những sự kiện đáng nhớ. WeWin chúc bạn thành công!
Tìm hiểu thêm:
