Quản lý vận hành là gì? – Mục đích, lợi ích và thách thức

Chuyên mục

Quản lý vận hành là một khía cạnh quan trọng trong việc đảm bảo sự hiệu quả và thành công của một doanh nghiệp. Từ việc điều phối các hoạt động hàng ngày đến đảm bảo tối ưu hóa các quy trình và hệ thống, quản lý vận hành đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng cơ sở hạ tầng vững chắc và đạt được mục tiêu kinh doanh. Trong bài viết ngày hôm nay, hãy cùng WeWin tìm hiểu rõ hơn về quản lý vận hành nhé!

Mục Lục

1. Quản lý vận hành là gì?

Quản lý vận hành (Operations Management) là quản lý doanh nghiệp có chức năng giám sát, thiết kế, quản lý và kiểm soát quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm đạt hiệu quả tối đa. Nói một cách đơn giản, nó đề cập đến việc lập kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo và kiểm soát các quy trình tạo ra sản phẩm của công ty. Nó liên quan đến việc quản lý toàn bộ quá trình sản xuất cũng như các hoạt động hỗ trợ cần thiết để sản xuất hàng hóa và dịch vụ.

Ví dụ, trong một cửa hàng quần áo bán lẻ, quản lý hoạt động sẽ bao gồm các nhiệm vụ như dự báo nhu cầu về các loại quần áo khác nhau, đặt hàng nguyên liệu và vật tư từ nhà cung cấp, ấn định giá cho sản phẩm và quản lý quy trình sản xuất để đảm bảo quần áo được sản xuất đúng thời gian và chất lượng . đạt tiêu chuẩn chất lượng mong muốn. Người quản lý hoạt động cũng có thể chịu trách nhiệm quản lý hậu cần phân phối sản phẩm đến các cửa hàng và quản lý mức tồn kho để đảm bảo đủ hàng đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

2. Nhiệm vụ của người quản lý vận hành là gì?

Nhìn chung, vai trò của người quản lý vận hành là giám sát việc sản xuất và phân phối sản phẩm. Nhưng khi nói đến vai trò của họ, người quản lý vận hành có một số trách nhiệm chính, bao gồm:

Thiết kế, thực hiện và duy trì các quy trình của một tổ chức, bao gồm phần mềm và chương trình mà công ty sử dụng để hoạt động.
Lên lịch sản xuất kịp thời để duy trì hàng tồn kho.
Phát triển, thực hiện và duy trì hệ thống kiểm soát chất lượng.
Cộng tác và điều phối với tất cả các bộ phận của tổ chức để đảm bảo mọi người đều thống nhất và đáp ứng thành thạo các mục tiêu sản xuất.
Điều phối và giám sát công việc của từng nhóm để đảm bảo công việc trôi chảy.
Phân tích và cải tiến quy trình sản xuất để giảm lãng phí và tăng năng suất.
Phân bổ ngân sách sản xuất và quản lý các hoạt động sản xuất.

Một ví dụ về quản lý vận hành là một công ty sản xuất ô tô, nơi người quản lý vận hành chịu trách nhiệm sản xuất phương tiện – từ việc mua nguyên liệu thô đến sản phẩm cuối cùng của ô tô. Người quản lý hoạt động sẽ giám sát tất cả các khía cạnh của quy trình sản xuất để đảm bảo rằng việc sản xuất hiệu quả, tiết kiệm chi phí và đáp ứng các tiêu chuẩn của công ty về chất lượng và an toàn.

Nhiệm vụ của người quản lý vận hành là gì?

3. Mục đích của quản lý hoạt động là gì?

Tầm quan trọng của quản lý vận hành là kiểm soát quá trình sản xuất từ đầu đến cuối. Điều này liên quan đến mọi thứ, từ hoạt động sản xuất hàng ngày đến thiết kế, vận hành, quản lý và giải quyết các vấn đề cũng như cải tiến hệ thống sản xuất để tăng trưởng lâu dài.

Quản lý vận hành đảm bảo:

Sản phẩm đáp ứng được sự mong đợi của khách hàng
Có sự cân bằng giữa chi phí hoạt động và doanh thu để tăng lợi nhuận và
Sự thành công chung của doanh nghiệp.

4. Hệ thống quản lý vận hành

Quản lý vận hành hiện đại xem xét bốn yếu tố sau:

4.1. Thiết kế lại quy trình kinh doanh

Thiết kế lại quy trình kinh doanh (Business Process Redesign) là phân tích các quy trình và hệ thống hiện tại của công ty, xác định các thách thức và thiết kế lại chiến lược. BPR cho phép một công ty thay đổi đáng kể cách thức hoạt động của công ty để nâng cao hiệu quả và tạo ra giá trị cao hơn cho khách hàng.

Ví dụ: nếu các cửa hàng ngoại tuyến thấy trước một tương lai nơi mọi người bán tất cả quần áo trực tuyến, thì cửa hàng đó sẽ thua những người làm như vậy. Để duy trì tính cạnh tranh trên thị trường, họ cần xây dựng chiến lược tập trung vào việc chuyển đổi trực tuyến và để làm được điều đó, họ cần thiết kế lại cách tiếp cận của mình ngay từ đầu.

4.2. Hệ thống sản xuất có thể cấu hình lại

Hệ thống sản xuất có thể cấu hình lại là các hệ thống sản xuất (bao gồm các thành phần phần cứng và phần mềm) được phát triển để thực hiện các sửa đổi và cấu hình lại một cách dễ dàng. Nó cho phép hệ thống nhanh chóng điều chỉnh chức năng và năng lực sản xuất để thích ứng với những thay đổi về khối lượng sản xuất.

Ví dụ: nếu nhu cầu về một mẫu điện thoại cụ thể tăng lên, công ty có thể nhanh chóng điều chỉnh hệ thống lắp ráp có thể cấu hình lại để sản xuất nhiều mẫu điện thoại đó hơn mà không làm gián đoạn việc sản xuất các mẫu điện thoại khác.

Tính linh hoạt này cho phép công ty đáp ứng nhu cầu thay đổi của khách hàng và duy trì năng suất và hiệu quả ở mức cao.

4.3. 6 – Sigma

6 – sigma liên quan trực tiếp đến chất lượng của sản phẩm. Từ ‘6’ trong 6 – sigma đề cập đến việc kiểm soát và duy trì các giới hạn, được đặt ở sáu độ lệch chuẩn bắt đầu từ giá trị trung bình của phân phối chuẩn. Các công ty sử dụng phân tích và dữ liệu thống kê theo phương pháp 6 – Sigma để xác định và loại bỏ các khiếm khuyết, sai sót cũng như nâng cao hiệu quả sản xuất.

Ví dụ: một công ty sản xuất máy tính xách tay có thể sử dụng phương pháp 6 – sigma để xác định và khắc phục các nguồn gây biến động và lãng phí trong quy trình sản xuất.

4.4. Sản xuất tinh gọn

Sản xuất tinh gọn là một quy trình sản xuất có hệ thống nhằm loại bỏ lãng phí và tối đa hóa năng suất. Lý thuyết này hoàn toàn tập trung vào việc sử dụng tối đa các nguồn lực, đồng thời tạo ra giá trị cho khách hàng và đảm bảo chất lượng.

Ví dụ: nếu một cửa hàng bánh chỉ nướng bánh khi có đơn đặt hàng chứ không phải khi nào khác thì đó là sử dụng phương pháp sản xuất tinh gọn. Phương pháp này sẽ loại bỏ lãng phí và đạt được hiệu quả tốt nhất có thể.

5. Lợi ích của quản lý vận hành

Nếu một công ty sử dụng quản lý hoạt động và đảm bảo hoạt động sản xuất suôn sẻ, hiệu quả, đồng thời tạo ra sự hài lòng của khách hàng thì kỷ luật này sẽ mang lại nhiều lợi ích khác nhau, bao gồm:

Cải thiện hiệu quả – Tối ưu hóa sản phẩm và loại bỏ lãng phí trong quản lý vận hành giúp công ty tăng hiệu quả và năng suất đồng thời giảm chi phí vận hành và tăng sự hài lòng của khách hàng.
Đổi mới & Năng lực cạnh tranh – Bằng cách liên tục tìm kiếm những cách thức mới để cải tiến và bổ sung công nghệ mới, quản lý vận hành đóng một vai trò quan trọng trong việc đổi mới và duy trì tính cạnh tranh của doanh nghiệp.
Sử dụng nguồn lực tốt hơn – Quản lý hoạt động giúp công ty sử dụng tối đa nguồn lực của mình. Việc áp dụng các lý thuyết, công nghệ và phương pháp thực hành tốt nhất về quản lý vận hành vào sản xuất sẽ giúp loại bỏ lãng phí và đảm bảo các nguồn lực được sử dụng hiệu quả.
Tạo giá trị cho khách hàng – Bằng cách thiết kế và quản lý quy trình sản xuất để đáp ứng nhu cầu và sở thích của khách hàng (sản xuất kịp thời, sản phẩm giá rẻ hơn, sử dụng hiệu quả), quản lý hoạt động tạo ra giá trị cho khách hàng.
Cải thiện chất lượng sản phẩm – Quản lý vận hành thực hiện các biện pháp chất lượng hiệu quả trong quá trình sản xuất để cải thiện chất lượng sản phẩm. Nó đảm bảo các sản phẩm có tiêu chuẩn chất lượng cao nhất để đáp ứng mong đợi của khách hàng mục tiêu.

6. Những thách thức của quản lý hoạt động

Có một số thách thức mà quản lý hoạt động phải đối mặt hàng ngày, đó là:

Toàn cầu hóa: Vì nhiều công ty hoạt động trên toàn cầu nên việc vận hành thông qua các chuỗi cung ứng phức tạp và điều hướng môi trường năng động có thể là một thách thức. Trong khi việc giải quyết các ngôn ngữ, văn hóa, quy định và thị trường lao động đa dạng khiến việc này trở nên khó khăn hơn.
7. Công nghệ: Công nghệ phần lớn là câu trả lời cho nhiều vấn đề trong quản lý vận hành. Tuy nhiên, việc tìm kiếm các công cụ và công nghệ phù hợp, theo kịp công nghệ tiến bộ nhanh chóng và tích hợp chúng vào quy trình sản xuất có thể là một thách thức.
Quản lý nhân tài: Thu hút, đào tạo và giữ chân nhân viên chất lượng cao là thách thức đối với bất kỳ người quản lý hoạt động nào. Bên cạnh đó, việc tìm cách giữ cho nhân viên có động lực và gắn kết cũng là một yêu cầu khắt khe khác mà người quản lý nhiệm vụ phải nỗ lực để giữ chân họ.
Hợp lý hóa các quy trình: Việc hợp lý hóa các quy trình trong quản lý hoạt động có thể khó khăn vì những lý do sau:
- Xác định những phần nào của quy trình sản xuất cần được cải thiện hoặc loại bỏ mà không ảnh hưởng xấu đến hiệu suất hoặc hiệu quả tổng thể.
- Những thay đổi trong một quy trình đòi hỏi thời gian và nguồn lực đáng kể, có thể làm gián đoạn quá trình sản xuất.
- Việc phân tích sự thành công của việc cải tiến quy trình có thể gặp khó khăn, gây khó khăn cho việc xác định xem những thay đổi đó có mang lại kết quả như mong muốn hay không.

8. Kết luận

Như vậy, quản lý vận hành không chỉ là việc kiểm soát quy trình sản xuất mà còn là một nhiệm vụ phức tạp và toàn diện để tạo ra giá trị và đảm bảo sự thành công của doanh nghiệp trong thế giới kinh doanh ngày nay. Việc hiểu rõ về quản lý vận hành và tận dụng mọi cơ hội để cải thiện nó sẽ là một yếu tố quan trọng trong việc định hình tương lai của các doanh nghiệp và đảm bảo sự phát triển bền vững.

Tìm hiểu thêm: