Chiến dịch email Marketing của bạn sẽ tiến một bước gần hơn đến thành công nếu email tiếp cận được đối tượng mục tiêu. Tuy nhiên, email không gửi được hoặc bị trả lại (Bounce Back Email) thường làm giảm tỷ lệ thành công. Cùng WeWin tìm cách khắc phục sự cố này nhé!
Tầm quan trọng của việc gửi email trong Email Marketing
Khái niệm Email Marketing là bạn thuyết phục khách hàng mục tiêu của mình mua hoặc đăng ký nhận Email. Họ nhận bản tin của bạn trong hộp thư đến, mở thư và đọc. Nếu đề xuất giá trị tốt, người nhận sẽ hành động dựa trên chú thích như: Xem sản phẩm, Thêm vào giỏ hàng, Thanh toán,….
Nếu bạn không thể truyền tải thông điệp của mình đến khách hàng tiềm năng, sẽ không thể mong đợi khách hàng tiềm năng trở thành khách hàng thực tế. Những thứ mà bạn nghĩ là quan trọng, ví dụ như như tỷ lệ mở, tỷ lệ click, thêm vào giỏ hàng, đăng ký,…. đều đứng thứ hai, sau hoạt động gửi Email thành công
Đó là lý do tại sao tốc độ gửi email lại quan trọng. Nó giúp cho:
#1. Tiếp cận khán giả
Tỷ lệ gửi email cao có thể đảm bảo rằng email của bạn thực sự được gửi đến đúng đối tượng dự định. Điều này cho phép bạn truyền đạt thông điệp của mình một cách hiệu quả.
#2. Tối đa hóa ROI
Khi Email Marketing của bạn tiếp cận được nhiều khách hàng tiềm năng hơn, cơ hội chuyển đổi sẽ tăng lên. Ví dụ: khi tỷ lệ chuyển đổi của một sản phẩm SaaS là 3%, bạn sẽ có 3 lần bán hàng khi email tiếp cận được 100 khách hàng tiềm năng đủ điều kiện.
Trong trường hợp email bị trả lại và chiến dịch của bạn chỉ đạt được 50 khách hàng tiềm năng. Số lần bán hàng của bạn chỉ còn là 1,5. Vì vậy, lợi tức đầu tư (ROI) sẽ giảm đáng kể khi tỷ lệ trả lại email tăng lên. Nói cách khác, tỷ lệ trả lại email cũng là một thước đo cho chiến dịch Email Marketing.
Email bị trả lại: Những điều bạn cần biết
Quá trình gửi Email tới khách hàng mục tiêu trông có vẻ thuận lợi, nhưng những lỗi mail như “Thất bại tạm thời / Bị từ chối”, “Thư rác/Lừa đảo”, “Thư không được gửi”,… sẽ ảnh hưởng đến tỷ lệ thành công của chiến dịch Email Marketing.
Khi các nhà cung cấp dịch vụ email không thể gửi email vì bất kỳ lý do gì, họ sẽ gửi cho bạn một thông báo tình hình gửi email. Nó phác thảo các vấn đề khiến cho Email của bạn không thể gửi hoặc bị trả lại
Hình ảnh trên cung cấp cho bạn một lý do về một email bị trả lại từ ứng dụng email. Email này không được gửi do vấn đề địa chỉ nhận thư, đây được xem là một lỗi nhẹ trong số các nguyên nhân không gửi được Email hay bị trả lại
Trong hầu hết các trường hợp, các liên lạc qua email gửi không thành công này được tự động hóa và đến từ một địa chỉ Email không trả lời. Điều này được gọi là Bounce Back Email trong quá trình thực thi Email Marketing
Các email bị trả lại góp phần tạo nên sự phức tạp và tắc nghẽn trong Email Marketing. Theo một nghiên cứu thị trường gần đây được thực hiện bởi Constant Contact , tỷ lệ thoát email trung bình tất cả các ngành là 10.09%. Trong số đó, các nhà văn, nghệ sĩ và người biểu diễn độc lập có tỷ lệ thoát ít nhất, tỷ lệ thoát là 5.80%. Trong khi ngành dịch vụ pháp lý có tỷ lệ thoát cao nhất, tỷ lệ thoát là 15.69%
Lý do tại sao Email không gửi được hay Email bị trả lại
Dưới đây là lý do tại sao các tin tức, email quảng cáo và lời nhắc mua hàng của bạn không bao giờ đến được với khách hàng tiềm năng:
- Hộp thư của khách hàng tiềm năng đã đầy và hiện không thể nhận thêm email mới.
- Các máy chủ email của người nhận đang không kết nối Internet hoặc đang ngừng hoạt động tạm thời.
- Có nội dung, liên kết, tệp đính kèm,…., hệ thống lọc trong máy chủ email của người nhận ngăn email đến hộp thư đến của khách hàng mục tiêu
- Bạn đã không định cấu hình DNS cho máy chủ email của mình một cách thích hợp cho các ứng dụng email khách và ISP.
- Không có người nhận email nào như vậy trong máy chủ email hoặc tên miền nơi bạn gửi Email Marketing
- Máy chủ email của người nhận được định cấu hình sai, dẫn đến lỗi gửi
- Địa chỉ IP hoặc máy chủ email của bạn bị đánh giá xấu. Sau đó, ISP và bên cung cấp email chặn email bạn gửi hoặc đưa email đó trực tiếp vào thư mục thư rác.
- Email của bạn chứa các file quá lớn để gửi đi đối với nhiều nhà cung cấp dịch vụ Email miễn phí như Gmail, Yahoo Mail và Outlook.
Các loại email khác nhau bị trả lại theo cách khác nhau
Soft Bounce Email
Soft Bounce Email là tình trạng xảy ra khi bạn đã gửi nhưng chưa đến với hộp thư của người nhận. Các lỗi gửi email phổ biến nhất thuộc loại này là:
- Nhà cung cấp dịch vụ email hoặc quản trị viên IT đang sử dụng tính năng chặn nội dung
- Hộp thư đến của người nhận đã đầy
- Một người dùng Gmail đã hết hạn dung lượng bộ nhớ đám mây miễn phí, là 15 GB
- Máy chủ email đang được bảo trì
Hard Bounce Email
Khác với Soft Bounce Email, Hard Bounce Email là tình trạng Email của bạn bạn được gửi đi nhưng bị gửi trả lại. Những nguyên nhân dẫn đến tình trạng này xảy ra:
- Địa chỉ email không hợp lệ, danh tính không tồn tại
- IP bị chặn bởi ISP hoặc bên cung cấp dịch vụ email
- Người dùng rời khỏi miền và hủy địa chỉ email của họ vĩnh viễn
- Các ISP nghi ngờ bạn là đơn vị chuyên gửi email spam
- MTA không khớp địa chỉ email với người dùng trên miền
Cách tính tỷ lệ email bị trả lại
Dưới đây là cách tính tỷ lệ email bị trả lại:
Tỷ lệ thoát email = (số lượng email bị trả lại/số lượng email đã gửi)x100
Như vậy, nếu bạn đã gửi 100 email và 20 trong số đó bị trả lại, tỷ lệ thoát email của chiến dịch Email Marketing là 20%.
Tác động của Email bị trả lại trong Email Marketing
- Email bị trả lại sẽ tiêu tốn các tài nguyên kinh doanh có giá trị như thời gian, công sức và tiền bạc.
- Tỷ lệ email bị trả lại cao sẽ làm ảnh hưởng xấu đến danh tiếng của doanh nghiệp với tư cách là một thương hiệu và người làm Email Marketing
- Dữ liệu email bị trả lại làm sai lệch phân tích kết quả của chiến dịch Email Marketing khi chúng can thiệp vào các số liệu khác như tỷ lệ mở, tỷ lệ click và tỷ lệ chuyển đổi.
- Email bị trả lại có nghĩa là cơ hội bán hàng, chuyển đổi và tương tác bị giảm đi
- Tỷ lệ email bị trả lại tỷ lệ nghịch với chỉ số ROI của chiến dịch Email Marketing
- Các nhà cung cấp dịch vụ email và ISP có thể chặn doanh nghiệp của bạn ở những lần gửi Email tiếp theo
- Tỷ lệ email bị trả lại cao hơn có nghĩa là dữ liệu khách hàng tiềm năng bạn đã tìm kiếm hoặc mua có chất lượng không đạt tiêu chuẩn.
Tiếp tục theo dõi bài viết, WeWin sẽ mách bạn một số mẹo khắc phục sự cố Email không gửi được hoặc bị trả về
1. Không gửi Email Spam
Đảm bảo Email bạn gửi không bị chuyển vào hòm thư rác bằng cách tránh sử dụng một số từ nhất định. Không làm bất cứ điều gì khiến máy chủ email phát hiện Email Marketing của bạn là thư rác.
2. Đảm bảo sử dụng danh sách email sạch
Việc danh sách email của bạn trở nên nhiều hơn về số lượng với các email không hoạt động là điều khá bình thường. Để tránh nguy cơ email bị trả lại, bạn cần lọc danh sách Email khách hàng mục tiêu của mình thường xuyên để chỉ giữ lại những tên miền đang hoạt động
3. Phân loại danh sách
Bạn nên phân loại danh sách và tạo các danh mục khác nhau cho những người đăng ký tích cực và những người không hoạt động. Nhờ đó, bạn có thể thúc đẩy chuyển đổi cao hơn cho những người đăng ký hoạt động tích cực, đồng thời gửi email thu hút lại cho những người dùng không hoạt động để thúc đẩy họ tương tác với thương hiệu
4. Sử dụng miền trả phí cho việc gửi email
Nhiều doanh nghiệp mắc sai lầm khi gửi email từ các miền miễn phí như Gmail và Yahoo. Tuy nhiên, cách tốt nhất là gửi email từ miền doanh nghiệp trả phí vì nó làm tăng uy tín cho thương hiệu của bạn
5. Luôn tiến hành A/B Testing Email trước khi gửi đồng loạt
Trước khi gửi đồng loại một mẫu Email, bạn cần thực hiện A/B Testing mẫu Email đó. Mục tiêu của bạn nên kiểm tra tất cả các yếu tố có trong Email để tìm ra yếu tố nào thu hút được sự chú ý của người dùng hơn và áp dụng nó cho tất cả các Email
6. Đảm bảo nội dung phù hợp nhất
Nếu bạn muốn có được những người đăng ký chất lượng, bạn cần tạo các nội dung siêu tập trung. Các doanh nghiệp phải chia sẻ nội dung đúng mục tiêu với người dùng tiềm năng để họ dễ dàng chia sẻ địa chỉ email đang hoạt động và nhận thông báo email thường xuyên.
7. Khuyến khích người dùng đăng ký bằng Email đang hoạt động
Để giảm tỷ lệ trả lại email, bạn chỉ nên gửi chúng đến địa chỉ email đang hoạt động. Hỏi những người đăng ký của bạn về mức độ thường xuyên sử dụng email đó là một phương pháp hiệu quả để xác thực điều này
8. Xác nhận “người thật” bằng Captcha
Bạn có cài đặt chế độ xác nhận “người thật” cho email của mình không? Đó là một điểm quan trọng vì đăng ký bot sẽ không có lợi cho bạn. Sử dụng hệ thống hình ảnh hoặc dãy số xác thực để đảm bảo không có tài khoản bot hoặc thư rác nào đăng ký vào danh sách email của bạn.
9. Địa chỉ Hard Bounced Email miễn phí từ danh sách của bạn
Mọi danh sách email đều chứa một số địa chỉ email không chính xác hoặc không hoạt động, sẽ khiến Email của bạn bị trả lại. Chúng được gọi là Hard-Bounced Email, vì email không bao giờ đến được địa chỉ nhận. Giải pháp lý tưởng là xóa những Email như vậy khỏi danh sách Email của bạn ngay sau khi tin nhắn gửi đi bị trả lại. Nhờ đó, bạn có thể giữ tỷ lệ bị trả lại Email thấp
10. Thường xuyên gửi email
Bạn có thường xuyên gửi email cho người đăng ký của mình không? Nếu không, đừng ngạc nhiên nếu khách hàng không nhớ rằng họ đã đăng ký nhận Email từ bạn và do đó chặn bạn. Đảm bảo gửi email thường xuyên để người đăng ký mở email của bạn thường xuyên và tích cực tương tác với những thông tin nhận được.
Tìm hiểu thêm:
- 9 cách tính KPI để đo lường hiệu quả Email Marketing
- Tổng hợp 16 bước triển khai Email Marketing
- Domain Warm-up – Cách tăng tỷ lệ vào Inbox cho Domain mới trong Email Marketing
- Cookie và 11 chiến thuật cho Marketer trong thế giới không Cookie
- TikTok Shopping Ads: Làm sao để thực hiện một chiến dịch thành công
